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タスク管理・GTDのインボックスで「見極める」やり方

2020年5月23日

 

 

こんにちは、ゲンブです。

 

毎日インボックスに入れたことに「これは何か?」を確認しています。

 

一見間抜けなようでいて、「これは何か?」はとても重要な質問だ。

全面改訂版 はじめてのGTD ストレスフリーの整理術

David Allen(デビッド・アレン)著、田口 元 (監訳)

 

はてな

・なぜインボックスに入れたものに確認が必要なの?

・何を確認するの?

・どんな風な確認の仕方があるの?

 

こういったはてなに対する記事を書きました。

 

これまで「インボックスから出す」をできなかった人が少しでもインボックスを活用できるようになると幸いです。

 

まずはインボックスに入れることについては、こちらの記事が参考になると思います。
参考タスク管理・GTDのインボックス(inbox)に収集する 

 

 

タスク管理・GTDのインボックスで見極める

 

本記事の内容

1 迷うことなく入れられる状態を維持する

1.1 入れたものに「これは何か?」を問いかける

1.1.1 「望んでいる結果」と「次にとるべき行動」を確認する

1.1.2 「ひとつ上の望んでいる結果」を問いかけるのもあり

1.2 インボックスに入れないものを決めておく

1.3 インボックスに入れた状態と出した状態の境目を低くしておく

1.4 インボックスに入っていても気にしない

2 「刺激」と「反応」のスペースをインボックスで見極めることで確保する

3 問いかけをするものとそうでないものとを見極める

4 迷うことなく入れられる場所は、迷うことなく出せられる場所ではない

5 問いを促す仕組み(タスク管理アプリ例:OmniFocus)

6 一回で見極められると思わないこと

 

 

迷うことなく入れられる状態を維持する

 

インボックスを作ったのは迷うことなく入れる場所を作っておくためです。

 

なので、その迷うことなく入れられる状態を維持することが必要になってきます。

 

そのためのいくつかの方法があります。

 

  • インボックスに入れたものを出しておく
  • インボックスに入れないものを決めておく
  • インボックスに入れた状態と出した状態の境目を低くしておく
  • インボックスに入っていても気にしない

 

まずは最もよく使うことになるインボックスに入れたものを出しておく作業からです。

 

 

入れたものに「これは何か?」を問いかける

 

インボックスに入れたものを出しておくと、あとでまたインボックスに入れることができるようになります。

 

インボックスに入れたものをどこに出しておくのでしょうか。よくあるのは、プライベートと仕事に分けること、タスクと情報とに分けることが重要になります。

 

この辺りは、次のステップである「整理する」で記事にしていきたいと思います。

GTDの全体像については、こちらの記事が参考になると思います。
参考【ストレスフリー】タスク管理に役立つGTDのやり方【情報整理術】

 

インボックスから出すのは入れたものに「これは何か?」と問いかけることです。

 

何かわからないものだったから、インボックスに入れた。どこに入れておいていいのかわからないものだからインボックスに入れた。そこを明らかにするために問いかけます。

 

 

「望んでいる結果」と「次にとるべき行動」を確認する

 

GTDでは「これ」に対して望んでいる結果次に取るべき行動を確認します。

 

「これは何か?」に哲学的な問いとして考えるのも時には有効かもしれないです。ただ、大抵のことはまずは「これ」に対して望んでいる結果と次にとるべき行動がわかることが先決となることがほとんどです。

 

望んでいる結果は言い換えれば「目的」なんのためにということです。次にとるべき行動は「手段」どうするのかということです。

 

「これ」に対する意思決定が定まらないと迷いが生じ、不安になります。そして、それが積み重なります。

 

「これは何か?」に続けて「望んでいる結果は?」「次にとるべき行動は?」と問いかけることになります。この問いに答えが出ていると大抵のことはインボックスから出せる事になります。

 

インボックスから出るとき、GTD的には望んでいる結果がなにかわかったとき→プロジェクト、いつやるか明確な時→スケジュールなどです。

 

 

「ひとつ上の望んでいる結果」を問いかけるのもあり

 

少し先のGTDの5つのステップである「選択する」に関係してきますが、望んでいる結果を元に次にとるべき行動を選択してもうまく行かないことがあります。

 

自分が望んでいる結果にならないことにはいろんな要素が含まれますが、パッと思いつく望んでいる結果というのは一時的な欲求に基づくことが多いです。

 

寝たい、食べたいなどを望んでいる結果として次にとるべき行動をしても、寝たい→寝よう→あとで寝られなくなってトータルの睡眠が悪くなる…
食べたい→食べよう→今食べたいものを食べてしまって、あとで体調を崩す…などです。

 

これに対しては、ひとつ上の望んでいる結果を問いかけることで防ぐことができることがあります。寝たい→睡眠圧力を高めてあとでぐっすり寝よう→そのために今は起きていよう。食べたい→あとのご褒美に取っておこう→そのために今は食べないでおこう、といったところです。

 

望んでいる結果は何層にもなっていることがあります。その層を意識して、自分が本当に望んでいる結果に対する次にとるべき行動を選択できるように、ひとつ上の望んでいる結果は何かと問いかけることも有効です。

 

 

インボックスに入れないものを決めておく

 

なんでも入れるために作ったインボックスですが、迷ったときに入れられるように迷わなかったものは入れないでおくと見極めが楽になります。

 

すでに進行中のプロジェクトであったりする事を、別のプロジェクトのタスクをやっているときに思い出したりしてインボックスに入れようと思ったときに直接プロジェクトのページに入れたりします。

 

すでに見極めた望んでいた結果のための次にとるべき行動になるものはプロジェクトのページ入れておきます。

 

 

インボックスに入れた状態と出した状態の境目を低くしておく

 

使うツールによってインボックスに入れた状態と出した状態の境目を低くしておくことができます。Roam Reserchです。

 

Roam Researchについて詳しくはこちらのnoteの記事が参考になると思います。
参考これから Roam Research の話をします…|Sangmin Ahn|note

 

Roam Researchはインボックスに入っているものと出ているものとの境界を「デイリー」と「リンク」とで境を低くしてくれています。

 

Rome Researchで一つのインボックスであり、「これは何か」の答えを促すのにプロジェクトよりも扱いやすいリンクという形でインボックスから出しているように思えます。

 

Roam Researchはインボックスから2度でているようにも思えます。1度目はリンクとして、2度目はリンクされた結果をみて「これが何か」の意味を見出します。

 

デイリーとしてインボックス的に使いながら、なおかつインボックスから出そうする作業がないものになっています。それまでアウトライナーをデイリーとして使い運用としてカバーしていた部分をあらかじめ備えているかのようです。

 

 

インボックスに入っていても気にしない

 

最後の手段として、インボックスに入っていても気にしないこともできます。

 

気にしなければ、どんどん入れておくことができるからです。

 

全部をインボックスとして使うEvernoteも大きな意味ではここに分類されそうです。

 

 

「刺激」と「反応」のスペースをインボックスで見極めることで確保する

 

インボックスで見極めるのは、7つの習慣の第一の習慣である主体性を発揮する中の刺激と反応のスペースとしての役割も果たしてくれます。

 

7つの習慣については、こちらの記事が参考になると思います。
参考タスク管理に役立つ7つの習慣の要点まとめ

 

頭の中だけでスペースを設けようとしていても難しいと思います。

 

そこをインボックスとして物理的にもスペースを設けることで解消します。

 

頭の中にあった事をインボックスに書き出す、インボックスに書き出したものに対して問いかける。

 

そうしたときに出てくる答えは、反応としてよりも理性として導き出せられる答えに近いものがあります。

 

 

問いかけをするものとそうでないものとを見極める

 

インボックスがあるのは「これは何か?」という問いかけをするものとそうでないものとを見極めるためでもあります。

 

これまではインボックスの中に入れた個々のことについて見極めてきましたが、インボックスに入っているものとそうでないものとでは、問いかけをするものとそうでないものとを見極めることにもなります。

 

インボックスの中に入れた個々のことについてなんのために、そのためにどうするのかが見極めてわかってくると、実行しよう(もしくは保管しておこう)という次のステップに移ることになります。

 

問いかけをしていたのは内側に働きかける向きのエネルギーで、実行しようというのは外側に働きかけるエネルギーです。エネルギーを注ぐ向きが違ってくるので、問いかけがあいまいなままに、実行しようとするとお互いに引っ張りあってうまく実行に移せないこともあります。

 

もちろん強引に精神力でもって自分を動かすこともできるでしょうが、無駄が多いです。ブレーキから足を離せないうちにアクセルを踏もうとするようなものです。

 

これが何か見極めて、見極めが済んだものと済んでいないものを分ける。そして済んだものは実行に移すステージへ(もしくは保管しておくステージ)。そこを見極めるのにもインボックスが使えます。

 

 

迷うことなく入れられる場所は、迷うことなく出せられる場所ではない

 

このように、インボックスは迷うことなく入れられる場所として作りましたが、そこは全部が迷うことなく出すことができる場所ではありません。

 

そのためにも入れなくていいものはなるべく入れないようにします。

 

なんでも入れていい場所を作っておきながら、入れないものを作ることに矛盾を感じるかもしれません。

 

まるで我が家にある子どものおもちゃの逆パターンようです。あるボックスの中にいろんな形をしたものを入れられるところには、返しがついていて、形に合ったところからだけおもちゃを抜き出すことができます。

 

最近は、インボックスから出すタイミングが難しいです。十分に見極めてからでないとリストの海や山に呑み込まれます。

リストには海千山千のツワモノタスクども(その中にはヌシになっているタスクもいる)が勢ぞろいしているので、早すぎると育たないし、遅すぎると次がつかえます。

そこを「整理する」や「更新する」でフォーローします。

 

インボックスは入れるのは容易でも、インボックスから出すのは容易ではなかったりするので、入れなくて済むものは極力入れないでおいたほうが、本当に入れたい時に使える状態でないことがあります。

 

迷うことなく入れられる場所は、迷うことなく出すことができる場所ではないという矛盾に立ち向かうことになります。

 

 

問いを促す仕組み(タスク管理アプリ例:OmniFocus)

 

GTDをサポートするタスク管理アプリなどではインボックスに入れる時に「これは何か?」の問いを促す形になっています。

 

ツールのインボックスに入れたまま放置されるということを避けることができるからです。

 

下はOmniFocusでタスク(OmniFocusではアクションと言います)のどこからでもインボックスを追加するウィンドウになります。

 

こうしてインボックスに入れるアクションの

  • プロジェクトはどれか→望んでいる結果は何か
  • どのリストか→やるのか、いつかやるのか
  • タグは何か→できる条件は何か
  • 着手はいつか→いつからやるものなのか
  • 期限はいつか→いつまでにやるものなのか

 

そういった見極めと整理を行ううちにこれは何かの答えに近づいていく感じがします。

 

OmniFocusについては、こちらの記事が参考になると思います。
参考タスク管理アプリのOmniFocusでGTDと互いをサポートする

 

 

一回で見極められると思わないこと

 

この見極めは一回で済むものなのでしょうか。確かにインボックスから出すという行為は一回きりなのかもしれません。GTD的にはインボックスに戻すことを禁止しています。

 

なのでインボックスに戻すということまでいかなくても、対象に対して「これは何か?」を繰り返し問いかけていくことはできます。

 

それは、問いかけた時の前提が変わってくることがあるからです。

 

環境や、前提条件などの変化の激しい現代では、タスクがタスクとして成り立っている状態というのは非常に限定されています。

 

昨日指示受けたことが次の朝には変わっており、その日の終わりにタスクができたことを報告しても、ああもうそれはよくなったからなどということもあります(これはこれで、また別の問題を含んでいそうですが)

 

なので、一回で見極められると思わないことです。繰り返し問いかけ、自分が腹落ちするまでじっくりと見極めることが必要になってきます。

 

 

まとめ

 

step
1
入れたものに「これは何か?」を問いかける

インボックスに入れた何かわからないものに問いかけます。

step
2
「望んでいる結果」と「次にとるべき行動」を確認する

これに対して、望んでいる結果は言い換えれば「目的」なんのためにということです。

その望んでいる結果に対する次にとるべき行動は「手段」どうするのかということです。

step
3
一回で見極められると思わないこと

これが何かに対する答えが成り立つ前提は常に変わっていきます。

 

インボックスに迷うことなく入れられる状態を維持するようにします。

「これは何か?」に続けて「望んでいる結果は?」「次にとるべき行動は?」と問いかけて入れたものを出していくことになります。

これは何かに対する自分なりの回答を出せるように問いかけを変えてみてもいいかもしれません(こんまりメソッドだと「ときめき」でしょうか)

ただ、その一度は出した答えがいつまでも変わらないといったことはありません。繰り返し見極めが必要になります。

(この繰り返しの見極めはGTDの「更新する」ステップに繋がります)

 

今回の記事では、インボックスに入れたものを出したりして運用することをテーマに書きました。

別の記事では、見極めのステップによって明らかになった内容を「整理する」について書きたいと思います。

 

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