こんにちは、ゲンブです。
タスク管理の状況と解決策のヒントについて考えます。
こんなツイートをしました
興味が湧いたので自分がやっている解決策のヒントも書き出してみます。重要なのはいちばんいい解決策はどれかというよりも自分にとってどんな状況のときにどんな解決策が有効なのかをあらかじめ把握しておくことですね。これもまたタスク管理のうちです。 https://t.co/viOxxSAy5X
— ゲンブ@タスク管理の人 (@genbu60) September 29, 2020
タスク管理でみる8つの状況と解決策のヒント
重要なのはいちばんいい解決策はどれかというよりも自分にとってどんな状況のときにどんな解決策が有効なのかをあらかじめ把握しておくことですね。これもまたタスク管理のうちです。
やることが多すぎる→“やること”を疑う
やることが多すぎるときは、その"やること"を疑います。
果たしてそれが本当に”やること”なのか考える必要があります。
ただの動作を示す"やること"とそれを果たして自分がやることなのか、他の人でもいいやることなのかは別です。
または、その"やること"が自分がコミットすべき本当の仕事なのかどうかを考える必要があります。
やることに集中できないなら→集中しようとしない
やることに集中できないなら、集中しようとしないことです。
集中できてないと思うと余計に集中できなくなるからです。
休憩を意識的にとるなどして、自然と集中できる状態にしたり、集中できなくてもできるような仕組みを作ります。
集中しようとするのではく、タスクに着手することだけを考えます。
突発事項が発生→頭の外に書き出す
突発事項が発生したら、頭の外に書き出します。
頭の中だと突発事項という”感情”一色になるからです。
まず文字にする、紙やデータ上でもなんでも構いません。
文字に書き出すと客観視できるようになります。
時間が足りない・残業を減らしたい→時間にタスクを合わせる
時間が足りない・残業を減らしたいなら、時間にタスクを合わせます。
タスクに合った時間を割り振るのではいくら時間があっても足りないからです。
残りの時間が2時間しかないときに、タスクAに30分、タスクBに1時間、タスクCに2時間かかるとしたら、残業で1時間30分やるのもときには必要になります。まずは、残りの2時間をそれぞれのタスクに割り振ります。
その時間でできること、手段などを考えて行きます。
全然進まないタスクがある→次の一手に着手だけを考える
全然進まないタスクがあるときは、次の一手に着手することだけを考えます。
タスクを進めようとすると着手さえできなくなるからです。
タスクを進めないとないとなぁと気が重くなっているときは、ついつい他のことをやってしまいがちになります。
タスクの次の一手である次にとる行動（ネクストアクション）に着手することだけ意識するようにします。
想定どおりにスケジュールが進まない→スケジュールより前に期限を設定する
想定どおりにスケジュールが進まないときは、スケジュールより前に期限を設定します。
スケジュールの期限に間に合わせようとすると大抵過ぎるからです。
割り込みがあったりすると想定していたよりタスクに時間を割り振れなかったりします。
期限前には終わらせていくことを習慣づけていきたいものです。
課題を感じる業務がある→課題を細分化する
課題を感じる業務があるときは、課題を細分化します。
たいていはいくつかの課題が入り混じっていることが多いです。
アウトライナーとかで構造化するのもひとつの方法です。
いっぺんに課題を解決しようとあれもこれもやろうとせずにひとつずつ着手できるようにします。
気になる情報がある→インボックスを使う
気になる情報があるときは、インボックスを使います。
インボックスとは一時的に記録できる場所のことで、そのインボックスをあらかじめ作っておきます。
アナログならノートなどにインボックスページとして、デジタルならタスク管理アプリなどでインボックスが用意されていたりします。
どこに置いておこうか迷わずに保存できる場所を用意しておきます。