タスク管理

いま着手しているタスク以外にやった方がいいタスクがあるのか確認する

 

 

こんにちは、ゲンブです。

 

インボックスのあり方を考え直します。

 

結局ファーストしかやらない

 

前回の記事(仕事とプライベートとで環境に合わせたタスク管理にする)でインボックスにファースト、スポット、定期、デイリーの仕切りを入れて(プライベートではこれに「枠」を追加しました)使っていますが、結局ファーストに入れたことにしか着手できていないです。

 

たいてい、ファーストのことが終わると力つきていることが多いです。

 

その日の朝に、時系列に並べたタスクリスト(使っているタスク管理アプリ『OmniFocus』では"予測"という画面(パースペクティブ)で表しています)と、インボックスの中身をみてからファーストに入れておくものを選択しています。

 

そこさえ見ればいい場所を決めると、そこだけしか見ていないこともあります。

 

 

あとがつかえていることがわかる

 

インボックスにスポットや定期があることで、あとがつかえていることがわかります。

 

ファーストだけだと、それだけやったら終わりという錯覚を生んでしまいます。

 

例えば今日のタスクとしてファーストに1個だけ入っていると、1日かけてそのタスクを完成させようとしてしまいます。タスクに期限を付けたとして、割り込みなどがある(まあたいていのタスクは期限を過ぎることが多いです)ので、そうしたときに1個しかないと果たしてどこまで期限を伸ばせるのかといった判断が難しくなります。

 

仕事が与えられた時間いっぱいまで膨張してしまい(パーキンソンの法則ですね)がちなのが、スポットや定期があると今のタスクにどれだけリソースをさけるのかの判断になります。

 

 

あとがつかえていることが分かったとしてもどうしようもないことも

 

身もふたもないことのようですが、あとがつかえていることが分かったとしてもどうしようもないことも多いです。

 

やるべきことや、やりたいことは山ほどあるけど、やれることに限りはあります。

 

目の前のタスクをコツコツと行動して積み上げていくことよりほかにないときもあります。

 

あとはそれを分かっててやるのか、分からないままやるのかの違いです。あとがつかえていることは分かっていたしても、それでも体はひとつなので今はこのタスクをやるしかない、開き直りとも言い換えることかもしれません。

 

 

いま着手しているタスク以外にやった方がいいタスクがあるのかが気になったときにだけ見る

 

いま着手しているタスク以外にやった方がいいタスクがあるのかが気になったときにだけスポットや定期を見るようにしてみます。

 

スポットや定期をなくすと上記のことを簡単に確認する方法がなくなってしまいます。

 

例えば

  • ある企画書の下書きが箇条書きでである程度できてたところで、そのままの続きで構成や本文を考えるのか、別のタスクに取り掛かった方がいいのか。
  • または、あるタスクに時間がかかりすぎて、いったん切り上げて他のタスクに切り替えた方がいいのかなど

明確なタスクの完了で次のタスクに取り掛かるタイミングがあることばかりではなありません。

 

前述したファースト以外のスポットや定期はインボックス以外のどこか別の場所(新しいプロジェクトとして「インボックスを使う」などを作る)に入れておきます。

そうしていま着手しているタスク以外にやった方がいいタスクがあるのかが気になったときにだけプロジェクトを確認しに行き、着手しているタスクと未着手のタスクとの比較ができるようにしておきます。

 

そもそもインボックスに常に同じものがあるのが、どうにも気になってしまいます。

毎日インボックスを確認しているので、堰き止めるようなものがあるのは返って気になることを作り出してしまうのかもしれません。

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