タスク管理

タスクを忘れる自分を前提に忘れた仕組みを改善する

 

 

こんにちは、ゲンブです。

 

忘れがあったタスクをどうフォローするのか検討します。

 

以前タスクとしてやったことがあるのに忘れが発生した

 

以前に似たようなプロジェクトでやったことがあるタスクだったのに忘れが発生しました。

 

タスクにブレイクダウンしている時にも思いつかなかったです…。

 

例えば、似たようなプロジェクトのほとんどがパータンAで、たまにパターンBをやる場合だとよくパターンBの時にやるタスクで抜けが発生します。

 

気づいた時に「あれ、やっていなかったけ?」と、とっさに思ってしまいました。

 

 

タスクとしてどのように記録されていたのか確認する

 

過去にやったことがあるタスクなら、タスクとしてどのように記録されていたのかを確認します。

 

どのような内容で記録されていたのかによって適切にタスクとして思い出せる(いわゆる把握・収集できる(GTDの最初のステップです))形になっているのかが焦点となります。

 

  • キーワード選定が正しいのか見直す
  • レビューの間隔は適切かを見直す
  • 自動化を考える
  • フォーマットを考える

 

上記のようなことを元に見直していきます。(いわゆるGTDの「更新する」にあたり、GTDの4つ目のステップです)

 

GTDの5つのステップについては、以下の記事が参考になります。
参考【ストレスフリー】タスク管理に役立つGTDのやり方【5つのステップ】

 

 

キーワード選定が正しいのか見直す

 

タスク名としてキーワード選定が正しいのかを見直します。

 

いわゆるトリガーとなる部分がタスク名に入っているのかを確認します。

 

カレーを作るタスクなのに"多種類の香辛料を併用して食材に味付けするというインド料理"(by Wikipedia)を作るというタスク名で登録されていては、カレーを作ろうとした時に参照(収集)しにくくなります。

 

上の例は極端ですが、連想できないような形になっていないか(連想できるような形になっているか)検索などがしやすいように自分とってわかりやすいキーワードをタスク名に含めるようにします。

 

 

レビューの間隔は適切かを見直す

 

タスクが登録されて、そのタスクをレビューする間隔が適切かを見直します。

 

レビューの間隔が長くなりすぎると忘れにつながります。

 

通常、使用頻度の高いタスクはレビューの間隔を短く、使用頻度の低いタスクのレビューの間隔は長めにとったりします。使用頻度が低いとそれだけ変化することも少ないです。

 

今回忘れが発生したのは使用頻度の低いタスクであり、レビューの間隔を長く取りすぎていたのかもしれません。

 

 

フォーマットを考える

 

ある程度の流れが固まっているプロジェクトなどはあらかじめ書式となるフォーマットを用意しておきます。

 

次に似たようなプロジェクトをやる時に参照にできるからです。

 

プロジェクトのパターンAとパターンBとでそれぞれに書式となるフォーマットを用意しておきます。

 

パソコン上で次に参考にするであろうプロジェクトのフォルダやデータに記録したのを見ながら、これからやるプロジェクトのフォルダを作った時にフォルダ名だけ入れた空のフォルダを作るだけでもフォーマットになります。

 

フォーマットを決めておけばいちいち思い出す手間も省けます。

 

 

自動化を考える

 

忘れてしまうなら自動的にタスクとして出てくる仕組みを考えます。

 

自動化しておけば忘れてしまっても自動でタスクとして出せるようにしておけます。

 

Excelの自動化やキーワードを打ち込むとタスクを呼び出せるようにしたりといったことです。自分の使っているタスク管理アプリであるOmniFocusにもOmni Automationという機能があります。

 

最初は手間かもしれませんが、その労力に見合った価値があるならやってみる意味はあると思います。

 

 

忘れる自分を前提に忘れた仕組みを改善する

 

忘れた自分をどうこうしようするより、忘れた仕組みをどうこうしようとします。

 

忘れた原因を自分に向けることも最初は大切ですが、ずっと自分に向けていても進展はありません。

 

忘れる自分を前提に忘れた仕組みを改善していきます。

 

忘れた自分をどうこうしようとするより「そんなこともある」と気持ちは切り替えて、忘れた仕組みを変えていきましょう。

-タスク管理

Copyright© タスク管理コンパス , 2022 All Rights Reserved Powered by AFFINGER5.