タスク管理

ミスが減るメモの取り方は、固有名詞と数字を記録してタスク管理する

 

 

こんにちは、ゲンブです。

 

こんなツイートをしました。

 

 

ミスが減るメモの取り方を考えます。

 

あとで思い返せないことを書いておく

 

メモはあとで思い返せないことを書いておきます。

 

思い返しても出てこない思い出したい情報は、記録として残しておく必要があります。

 

  • 「電話でAさんから頼まれた商品のカタログを10部送っておく」の誰かから口頭で言われたこと
  • 「Bに置かれている物品を明日の10:00に移動しておく」の自分が頭の中で思いついたことなど

 

その場でメモしておかないと特に誰かから口頭で言われたことは、後になって思い出せないことが多いです。

 

 

固有名詞(単語)をメモする

 

メモには、固有名詞(単語)をメモします。

 

固有名詞(単語)は、あとで思い返しても記憶から出てこないことが多いからです。

 

  • 「電話でAさんから頼まれた商品のカタログを10部送っておく」も、メモに「Aさん」とだけ書いてあっても何をするんだっけ?という状態になります。
  • 「Bに置かれている物品を明日の10:00に移動しておく」も、「B」とだけ書いてあるのも似たような状況になります。こちらはまだ思い出せる可能性がありそうです。

 

固有名詞(単語)は手元にある情報からそこに結びつけるのが難しいのでメモしておきます。

 

 

数字をメモする

 

メモには、数字もメモします。

 

数字も固有名詞(単語)と一緒で、あとで思い返しても記憶から出てこないことが多いからです。

 

  • 「電話でAさんから頼まれた商品のカタログを10部送っておく」も、メモに「Aさん 商品カタログ」とあっても、あとで読み返してどれだけ必要なんだろう?という状態になります。
  • 「Bに置かれている物品を明日の10:00に移動しておく」も、メモに「B 物品移動」とあっても、あとで読み返して時間がある時でいいのかな?という状態になります。

 

ここでは、「時間」も数字として認識してメモしておくようにします。

 

 

あとで読み返してもなんとなく繋がりを思い出せる

 

このように固有名詞(単語)と数字があれば、あとで読み返してもなんとなく繋がりを思い出せます。

 

固有名詞(単語)と数字が記憶のトリガー(引き金)となってくれます。

 

  • 「Aさん 商品カタログ 10部」ならば、「Aさんが商品カタログを10部欲しい」ということまで記憶を復元できます。
  • 「B 物品移動 明日10:00」ならば「Bの物品の移動を明日10:00に」ということまで記憶を復元できます。

 

固有名詞(単語)と数字があると話の流れ(ストーリー)になります。

 

 

ふせんなどにメモしておく

 

メモはふせんなどに書いておきます。

 

ふせんに書いておくと誰かに伝えたい時にそのまま渡せたり、自分のノートや手帳に貼っておけたりします。

 

私はよく75mm×75mmのゆとりのあるふせんをメモに使っています。

 

メモ用紙などでもメモしないよりはいいですが、メモしたあとの活用を考えるとふせんの方が使い勝手がいいです。

 

 

なんとなく思い出せているうちにタスク管理ツールに入れる

 

メモした内容をなんとなく思い出せているうちにタスク管理ツールに入れます。

 

メモしたふせんや用紙は一時的な情報の保管場所です。

 

メモしたふせんや用紙のままだと、それ自体を無くしてしまうことになります。そうなってしまってはせっかくメモしたのに元も子もありません。

 

メモを作ったあとは、そのメモした情報を使っていく段階に入ります。自分がタスク管理に使っている手帳やノート、デジタルならタスク管理アプリなどに書き出します。

 

 

タスク管理ツールに入れる時に文にする

 

メモの情報をタスク管理ツールに入れるときには、「文」にしておきます。

 

メモが固有名詞(単語)と数字だけのままだといつか元の情報に戻せることができにくくなります。

 

  • 「Aさん 商品カタログ 10部」も「Aさんが商品カタログを10部送るのだったかな?それとも10部持ってきてくれるのかな?
  • 「B 物品移動 明日10:00」は「Bに物品の移動を明日10:00までだったか?それとも10:00からだったのかな?

 

固有名詞(単語)と数字のメモは、タスク管理ツールに入れるときに「誰が、何を、いつまでに」の文にしておきます。

 

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