こんにちは、ゲンブです。
タスク管理がソフトとハードとで物量戦になってきました。
インボックス問題は一時終息
インボックスはアウトライナーであるDynalistからタスク管理ツールのOmniFocusへと元の鞘に収まりました。
ツールを二つ使わないでおこうと思うと、やはりレビューとアクションとで期限が来ていることがわかるタスク管理ツールであるOmniFocusのほうを使うことにしました。
しばらくインボックス問題はこれで落ち着くと思います。
OmniFocusのインボックスの使い方を考える
OmniFocusのインボックスは以下の運用にしました。
- インボックスは下に新しい物を入れて、上の古いものから見極めるステップへ移る
- iOS版でのiPhoneで使う際は、アプリを立ち上げた際に新規項目を追加する画面でアプリを閉じておく
- インボックスには単語で入れてもいい
- OmniFocusを重く感じたら標準アプリのリマインダーからOmniFocusに送る
タスク管理の鬼レビュー作業
インボックス問題が落ち着き、タスク管理でもっとも作業量が多いのがレビューになってきました。
タスク管理や新しいツールを使い始めたばかりの頃は新しいタスクを入れる作業が多くなります。それが落ち着くと新たに入れるタスクも結局はどこかのタスクに吸収されたりするので、新たに入れるというよりも今入れてある大量のタスクの扱いにウエイトが移ってきています。
そうすると出張ってくるのが「更新する」（レビュー）になります。
ちなみに鬼レビューといっても鬼の形相でレビューするのではなく、大量の作業をこなすのに「鬼作業」という単語をみかけたのでそれにならって「鬼レビュー」と呼んでみました。
ソフト面での物量戦が大量にあるタスクに対する更新する（レビュー）作業になります。
「見極める」や「整理する」の足らなかった部分を補う「更新する」
「更新する」（レビュー）がGTDでいうところの「見極める」や「整理する」の足らなかった部分を補います。
よほどの心眼の持ち主でない限り、一発で初見のものを見極めたり、整理できたりすることはなかなかありません。
なので、更新する（レビュー）も一回ではなく、何度も繰り返します。
そうして少しずつその気になっていたものの正体が自分にとってどんな意味を持つものなのかを暴いていきます。
タスクを削る
レビューの対象となるタスクをなるべく削るようにします。
レビューの物量が多いのはタスクが多いからです。本来レビューが必要なタスクを扱えるようにします。
以前はやろうとしたけどやっぱりやる時間はないなと思ったことは取りやめとしたり、複数個のタスクとして把握するより一塊のタスクとして把握したほうが扱いやすかったりします。
そして、こういったことも更新する（レビュー）作業で行います。
（番外編）ハードで物を言わせる
更新する（レビュー）作業を捗らせるためにハードに投資して物を言わせます。
タスク管理に使っているツールになるべく接している時間を多くするためです。
今は、デジタルでのタスク管理をMacで使うOmniFocusで扱うので、iPhoneとMacとで使っています。その隙間にiPadを入れたほうがいいのではないかと考えています。
精神論で立ち向かうよりもハードで解決できることはハードで考えます。
タスク管理でもっとも作業量が多いのがレビューになりました。
「更新する」（レビュー）は「見極める」や「整理する」で足りなかった部分を補います。
本来レビューが必要なタスクを扱えるようにすることも更新する作業で行います。
