OmniFocus ツール

2週間で見極めるタスク管理アプリOmniFocusのセットアップ

2020年6月24日

 

 

こんにちは、ゲンブです。

 

今の状態でOmniFocusを使い始める前にいくつかのセットアップを行いました。

 

2週間の無料体験をぜひお試しください!

OmniFocus 3 - App Store

 

はてな

なぜ2週間でスタートアップするのか

どのように2週間でスタートアップするのか

 

こういったはてなに対する記事を書いていっています。

 

OmniFocusでどんな風にタスク管理してるの?という方には、こちらの記事が参考になると思います。
参考OmniFocusを使って1日のルーティンをつくる

 

 

本記事:2週間で見極めるタスク管理アプリOmniFocusのセットアップの内容

 

本記事の内容

1 2週間の無料期間中にOmniFocusを使い続けるのか見極める

1.1 他のデバイスとの同期をセットアップする

2 インボックスをセットアップする

2.1 専用メールアドレスをセットアップする

2.2 どこからでもインボックスのショートカットキーを覚える

2.3 ブックマークレットをセットアップする

3 プロジェクトをセットアップする

3.1 フォルダで人生と仕事をセットアップする

3.2 プロジェクトで役割や重点的に取り組む分野を分ける

4 選択をセットアップする

4.1 選択する順番を予測でセットアップする

4.2 選択するタイミングをタグでセットアップする

5 プロジェクトのレビューをセットアップする

5.1 アクションのレビューをセットアップする

6 まとめ

 

 

2週間の無料期間中にOmniFocusを使い続けるのか見極める

 

OmniFocusを2週間の無料期間の間に購入して使い続けるのか見極めらるようにします。

 

使い方を調べているうちに2週間がすぎてしまうことにもなりかねないからです。

 

もしかしたら、せっかく自分にあったアプリかもしれないものに出会えているのに、再びタスク管理ツール(アプリ)難民とならないようにしたいものです。

 

OmniFocusを最大限に使ってみて、それでもダメなら無理に使い続けることはありません。すっぱりと諦めて自分にあったタスク管理ツール(アプリ)を探しましょう。

 

 

他のデバイスとの同期をセットアップする

 

初めてOmniFocusを試すときは、サブスクリプションでMac版、iOS版(iPhone・iPad・Apple Watch)、Web版それぞれを同時に使うようにします。

 

データを同期しての使い勝手を確認しておくためです。

 

まずアプリのMac版で2週間が切れるまで使う、それからiOS版(iPhone・iPad・Apple Watch)で2週間を使うと4週間で使える期間で長くなりますが、アプリ間の連携を確認することができないです。

 

同期システムは、アプリを提供しているOmni グループによる無料のサーバか、自前サーバかを選択できます。

 

試そうとしたら2週間のうちに忙しくなって、なかなか試せなかったときなどに、サブスクリプションなら¥1,080円で1ヶ月単位で期間を延ばせます。

 

 

インボックスをセットアップする

 

まずはインボックスをセットアップしておきます。

 

いかにストレスなく、迷いなくインボックスに入れられるかで、今後、タスク管理ツールを活かすことができるようになるかが分かれてきます。

 

OmniFocusのインボックスの画面(OmniFocusではそれぞれの画面のことをパースペクティブと呼びます)から入れるのが基本的なやり方です。

 

他にもiPhoneでiOSを使っている際に共有する送り先のアプリとしてOmniFocusを選択することでもインボックスに入れたりできます。

 

ただ、Twitterの公式アプリからの共有だとツイートのURLだけが共有されて、ツイート文が共有できないです。SafariやGoogle Chromeなどブラウザアプリでの共有だと本文とURLを共有できます。

 

 

専用メールアドレスをセットアップする

 

専用のメールアドレスを作成するとそのメールアドレスに送信した内容がOmniFocusのインボックスに入れることができるようになります。

 

届いたメールをそのままインボックスに入れたい、添付ファイルを送りたいといった時に使います。その他にWindows環境にいてWEB版を使っていない時にもメールを送っておくことでOmniFocusのインボックスに入れることができます。

 

Omni Sync Serverのアカウント(Omni Account)を作成し、ログイン画面から新しいランダムな電子メールアドレスが自動的に作成されます。

 

公式サイト(英語)のサポートページが詳しいのでリンクを貼っておきます。

 

作成されたメールアドレスに送るとOmniFocusのインボックスに入ります。

 

 

どこからでもインボックスのショートカットキーを覚える

 

Mac版のOmniFocusを立ち上げているとどこからでもインボックスの画面を呼び出せるようになります。

 

作業をしている時などに中断しなくてもショートカットキー(Ctrl+Alt+スペース)で呼び出せます。

 

OmniFocusの画面をアクティブにしていない時でもウィンドウだけが最前面に現れて、保存すると画面は消えます。

 

外部からの割り込みの仕事であったり、ふと思い浮かんだ頭の中のことなどをどんどん入れていきます。

 

混乱させてしまうかもしれませんが、よく「Ctrl+⌘+スペース」と押し間違えて絵文字の入力画面を呼び出すこととしょっちゅう間違えています。

 

ちなみOmniFocsuのアクション(OmniFocsuでは一つの項目のことをアクションと言います)の入力には絵文字も使えます。

 

 

ブックマークレットをセットアップする

 

OmniFocusにWebを取り込みたい場合は、タイトルとURLという形でインボックスに入れるのが簡単です。

 

ブックマークレットをお気に入りに登録しておきます。

 

クリックするとどこからでもインボックスの画面に開いているページのタイトルがアクションに、URLがメモ欄に入ります。メモ欄に入ったURLはリンクとなります。

 

以下のサイトを参考にしています。

 

気になる記事なのに今は読む時間がなくて、あとで確認したい場合などにインボックスに入れておきます。

 

 

プロジェクトをセットアップする

 

GTDに沿って望んでいる結果をプロジェクトとしてOmniFocusにセットアップしておきます。

 

インボックスから出すときに本当にプロジェクトに合ったものを入れる、もしくは変換するようにします。

 

逆に望んでいる結果に合わないものは入れないようにもする必要があります。

 

それと同時に望んでいる結果に合うものは、インボックスから出すときにいかにストレスなく、迷いなくプロジェクトに入れられるように整理しておくことも必要です。

 

この二つの相反する要求を満たせるようにプロジェクトをセットアップします。

 

 

フォルダで人生と仕事をセットアップする

 

OmniFocusのプロジェクトの画面(パースペクティブ)にはフォルダとプロジェクトの二種類があります。

 

できること

  • フォルダにはプロジェクトを入れられます。
  • プロジェクトにはアクションを入れられます。
  • アクションは親子関係にできます。

 

できないこと

  • プロジェクトの中にプロジェクトを配置できません(プロジェクトを同士を親子関係にすることができません。親子関係にするにはフォルダを使って表現します)
  • フォルダの中にプロジェクトのようにアクションを入れることができません。

 

フォルダは収納キャビネットもしくは仕切りのようなものとして、活用します。

 

例えば人生と仕事とで分けるようにです。他にも自分の頭のなかが整理しやすい形に変えていただいて結構です。

 

 

プロジェクトで役割や重点的に取り組む分野をセットアップする

 

プロジェクトは案件ごとに分けたり、顧客ごとに分けたりといろんなプロジェクトが考えられます。

 

ここで7つの習慣である役割としてのプロジェクトや、GTDのHorizonモデルである重点的に取り組む分野も入れておくと少し上のレベルで物事を考えらえるようになります。

 

 

同じレベル同士のものばかりが集まっていても何かがうまくいかなくなることが多いからです。

 

あるプロジェクトが行き詰まりを覚えていると、別のプロジェクトに取り組んでいることが参考になることがあります。

 

いろんな視点から物事をみることができるようにしておきます。

 

 

選択をセットアップする

 

適切な順番やタイミングで選択できるようにセットアップします。

 

GTDの5つのステップでOmniFocusに登録したアクションにはタスク(行動)と情報とがあります。

 

 

そのうちのタスク(行動)を選択して実行に移します。

 

順番を「予測」で、タイミングを「タグ」でセットアップするやり方をご紹介いたしますが、どちらかだけやるのでもOKです(ちなみに私は予測のみで、タグをセットしていないです)

 

選択する順番を予測でセットアップする

 

OmniFocusで選択する順番は「予測」という画面(パースペクティブ)でセットアップします。

 

予測はカレンダーと結びついていて、アクションが期限順に並び変わります。

 

個人的には、重要度や優先度で分けることを含めた「読み返したい(読み返した方がいい)順」に並び替えています。

 

時間のないときに重要度が高いアクションが上にあり続けても、いつもスルーしてしまいます。

時間のあるときに優先度が高いアクションが上にあり続けると、忙しいだけで本当の仕事にたどり着けなくなります。

 

 

その日の優先度が高いアクションを上にして、落ち着いてくるであろう時間帯に重要度が高いアクションが来るように並べ替えます。

 

 

選択するタイミングをタグでセットアップする

 

OmniFocusで選択するタイミングは「タグ」という機能でセットアップします。

 

コンテキスト(あるいはコンテクスト)とも呼ばれるタスクを実行できる状態の時にだけタスクが現れるようにタグで抽出します。

 

 

パソコンの前にいないのにパソコンでしかできないタスクが目の前に現れる。少ししかエネルギーがない時に、すこぶるエネルギーを必要とするタスクが見える。これらはストレスになるだけです。

 

タグに「パソコン」や「小エネルギー」などをつけて、そのタグが付いているタスクを自分がどういった状態であるのかタイミングによって現れるようにしておきます。

 

 

プロジェクトのレビューをセットアップする

 

OmniFocusにはレビューの画面(パースペクティブ)があります。

 

プロジェクトごとにレビューの間隔を日数で決めることができます。

 

GTDでのレビューは一週間ごとの週次レビューですが、比較的新しいプロジェクトはアクションや情報が追加されやすいので2〜3日ごと、状態を維持するようなルーティンが多いプロジェクトは1〜2週間ごとなど分けたりすることもできます。

 

レビューの画面(パースペクティブ)でプロジェクトを更新していきます。

 

アクションのレビューをセットアップする

 

本当ならプロジェクトごとのレビューですべてのアクションを更新できるといいのですが、数が多くなってくるとザッと目を通すだけにもなりがちです。

 

個々のアクションについてもレビューする間隔を決めておきます。

 

レビューする間隔は、アクションによって好き好きでいいと思います。参考までに私は、インボックスからプロジェクトに入れたばかりのものは2週間、それ以降は1ヶ月を目安にしています。

 

個々のアクションにレビューの間隔を割り振る機能はOmniFocusにはないので、以下のようなやり方があります。

 

いろんなやり方

  • アクション名にレビューの期限も入れる
  • 他のアクションと期限が被らない適当な期限(時間)を入れる
  • レビューをやるという時間帯に期限を入れるなど

 

まとめ

 

step
1
インボックスをセットアップする

いかにストレスなく、迷いなくインボックスに入れられるようにします。

 

step
2
プロジェクトをセットアップする

望んでいる結果をプロジェクトにします。

 

step
3
選択をセットアップする

適切な順番やタイミングで選択できるようにします。

 

step
4
レビューをセットアップする

レビューの画面(パースペクティブ)で更新していきます。

 

OmniFocusを2週間の無料期間の間に購入して使い続けるのか見極めらるようにします。

使い方を調べているうちに2週間がすぎてしまうことにもなりかねないからです。

OmniFocus以外の他のタスク管理アプリを使う際も読み替えてみて活用していただければ幸いです。

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