OmniFocus ツール

OmniFocusで1日のルーティンをつくる使い方

2020年6月20日

 

こんにちはゲンブです。

 

毎日OmniFocusを使って1日のルーティンをしています。

 

"OmniFocus is powerful task management software for busy professionals. With tools to help tame the chaos, you can focus on the right tasks at the right time."

「OmniFocusは、忙しいプロフェッショナル向けの強力なタスク管理ソフトウェアです。混乱を緩和するためのツールを使用して、適切なタイミングで適切なタスクに集中できます。」

Task Management Software Built For Pros - OmniFocus - The Omni Group

 

はてな

いろんなタスク管理ツールがあるんだけど、なんでOmniFocusなの?

OmniFocusをどんな風に使っているの?

OmniFocusでどう1日をルーティンしているの?

 

こういったはてなに対する記事を書きました。

 

これまでOmniFocusの単語を見かけたことがある人が少しでもOmniFocusを使っているところがイメージできるようになると幸いです。

 

OmniFocusってなに?という方には、こちらの記事が参考になると思います。
参考タスク管理アプリのOmniFocusでGTDと互いをサポートする

 

 

本記事:OmniFocusで1日のルーティンをつくる使い方の内容

 

本記事の内容

1 一つのタスク管理アプリ(ツール)で済む

1.1 レビューこそが自分にとって最適なタスク管理だった

2 マルチディスプレイの画面に表示させておく

2.1 サイドバーで表示させておく

3 タスクシュート代わり、アウトライナー代わりに使う

3.1 iPhone、Apple Watchで隙間を埋める

4 MacとHHKBでOmniFocusを支える

5 まとめ

 

 

一つのタスク管理アプリ(ツール)で済む

 

個人的なものですが、タスクの切り替えはなんとかなるのですが、タスク管理アプリの切り替えだけは苦手でした。

 

タスクシュート、アウトライナーなどを併用して使いながら思い続けていたのが、タスク管理アプリ(ツール)を一つにできないかという思いでした。

 

誰でもOmniFocusであればタスク管理ツールが一つで済む訳ではありませんが、今回の記事でタスク管理ツールを一つにするのにはどの様なものなのかを参考にしていただければと思います。

 

そのタスクシュート、アウトライナーなどを使った過程を経ていたからOmniFocusでもよくなったという部分もあります。今にして思うと必要な遠回りだったのかもしれません。

 

この辺りはタスク管理の始め方の記事が参考になると思います。
参考【個人でやる】タスク管理の始め方【6つの方法とおすすめのステップ】

 

OmniFocusを使い始めてタスク管理アプリ(ツール)が一つで済むようになりました。

 

レビューこそが自分とって最適のタスク管理だった

 

ここまでOmniFocusがハマったのはレビューの機能があるからかもと最近になって思うようになりました。

 

ものすごく洞察力、判断力、直感力に優れているならば更新(レビュー)はそれほど必要ではないのでしょう。なんど読み返しても、考え直しても同じ結論にたどり着くだけです。

 

私は、なんども更新(レビュー)しないと望んでいる結果にも次にとるべ行動にもたどり着けないことがほとんどです。

 

そして、その更新(レビュー)するのもリマインダーなどを使って、ちゃんとできている人ならば問題ないのかもしれません。

 

ただ、それだと

 

「まあ、今日は忙しかったし、やらなくてもいいかな」

 

ということになりがちでした。

 

タスクシュートクラウドにもレビュー機能はありますが、レビューをやらないでいることが見える化されているのはOmniFocusだけだと思います。

 

あらかじめ更新(レビュー)することをうながしてくれる機能が組み込まれているOmniFocusだからこそよかったのです。

 

 

マルチディスプレイで画面を表示させておく

 

OmniFocusに限らず、できればデジタルのタスク管理アプリを表示する画面は、作業してるディスプレイとは別にマルチディスプレイで常に表示させておきます。

 

自分が今なんのタスクをやっているのか、画面をみて思い出せる様にしておきます。

 

割り込み仕事が立て込んできたり、ちょっとだけ休憩するつもりがあっという間に本来やるつもりのタスクから脱線していることが多いです。

 

調べ物をしているうちに肝心の資料づくりの時間がなくなったり、割り込みの上に割り込みが入り込んで元のタスクがわからなくなったりします。

 

すぐに戻ってこれる、立ち返るホームグラウンドの位置にタスク管理アプリの画面を配置しておきます。

 

サイドバーで表示させておく

どうしても作業領域の関係で画面が重なる時はOmniFocusのサイドバーだけを表示させておきます

 

意識が外れた時でもタスク管理に戻ることができます。

 

しかもそこに何かあることがわかるように縦バーが入ります。

 

この縦バーがあることで、うまく処理を促してくれているように思えます。

 

タスクシュート代わり、アウトライナー代わりに使う

 

基本的にはGTDの5つのステップに合わせてOmniFocusを使います。

 

このあたりは以前の記事が参考になります。

 

OmniFocusってなに?という方には、こちらの記事が参考になると思います。
参考タスク管理アプリのOmniFocusでGTDと互いをサポートする

 

結論としては、タスクシュートの代わりに「予測」を使って、アウトライナーの代わりにプロジェクトとインボックスを使っています。

 

予測を確認する

 

朝起きてOmniFocusの予測を確認します。この時はiPhoneから確認しています。

 

朝のルーティンはタスクに抜けがないようにタスクシュートのような使い方をしています。

 

厳密に1分以上のタスクを書き出しているというより、忘れたことのあるタスク、ボトルネックとなるようなタスクだけ書いてあります。

 

最近は、リストの最初に週間予定というタスク(アクション)を作ってみました。アプリとしてOmniFocusとカレンダーと同期させていますが、その日ごとに表示されるのとは別に一つの画面に表示できると見通しを立てやすくなります。いちいちタスクにその週の予定を追加していくデジタルなのにアナログなやり方ですが、全くの自動より頭に入りやすいです。

 

毎日Siriが予測を提案してくるようになりました。

 

 

インボックスを整理する

 

Macに向かうと昨日の夜に溜まったインボックスを整理します。夜にインボックスに入れたものは次の日の朝に見極めをするようにしています。

 

夜にインボックスに入れたものをその場で見極めようとすると判断が鈍っているからです。なのでなるべく次の日の朝にしています。

 

インボックスをゼロにした状態で1日をスタートさせます。

 

後で出てくるインボックスでフリーライティングするためにも空にしておいた方が混乱しないで済みます。

 

インボックスで自由に作業できるようにスペースを確保しておきます。

 

予測を確認しながら入れ替える

 

その日の一日の流れを予測をみて確認します。

 

このあたりもタスクシュートに近い使い方です。

 

違うところは、24時間で収めていない、見積時間を設けていない、などです。

 

単純に読み返した方がいい順番に並べ替えているだけの状態です。

 

 

プロジェクトやインボックスでアウトラインを書き出す

 

作業をしていきながらプロジェクトやインボックスでアウトラインを書き出していきます。

 

本格的なアウトライナーの軽快さには及びませんが、フリーライティングのようになんでも書いておきます。

 

すでにあるプロジェクトだと該当のプロジェクトの場所で、はっきりしていないとき、何かを決めて書き出そうとしていない時はインボックスでフリーライティングしています。

 

最近は、やろうとしたことを書くより、どうタスク管理したのかを書くことが多いです。

 

「書く→実行する」だったのが「実行する→書く」になっています。

 

次にやろうとした時に「何をするんだっけ?」ということが少なくなります。

 

隙間時間や休憩にレビューする

 

隙間時間や一息ついたとき、気分転換したいときにレビューをしています。

 

レビューをしていると「今日はこれだけしかできなかった…」という感覚が少なくなります。

 

プロジェクト単位でのレビューを1週間を目安に一回りできるように、アクション(タスク)単位でのレビューを1ヶ月を目安に一回りできるように1日ごとにレビューする数を割り当てています。

 

レビューと言っても特別に難しいことをしているのではありません。ただOmniFocusに書き出したものを読み返しているだけです。

 

これだけでもけっこうな気づきが生まれます。それをまた書き足したり、新しいものはインボックスに入れ直したりします。

 

1日の充実度、満足度を少しだけ上げてくれるのがレビューになっています。

 

 

iPhone、Apple Watchで隙間を埋める

 

メインの作業はMacでやっていますが、隙間時間にiPhoneやApple WatchでもOmniFocusを使っています。

 

iPhoneは主にインボックスを使い、ときどきレビュー、Apple Watchは「予測」の通知として活用しています。

 

特にiPhoneはモバイルであるためインボックスを持ち運べることが強みになります。

 

Apple WatchでMacやiPhoneでの気づきにくい通知を受け取ることができます。

 

大掛かりな編集などはMacを使い、ちょっとした編集であればiPhoneから、通知の受け取りとしてApple Watchを用います。

 

MacとHHKBでOmniFocusを支える

 

これほどまでにOmniFocusを使えているのはMacとキーボードのHHKB(Happy Hacking Keyboard)が大きな要素となっています。

 

OmniFocusを使うことがMacとHHKBの使い心地のよさを共有できるからです。

 

OmniFocusも長く使っているとやはりユーザーインターフェースにいまいちなところを感じることがあります。OmniFocus単体で果たして使い続けることができたかは疑問に思います。

 

毎日使うものなので、好きなものに触れられるようにしておくのが続けられるコツのように思えます。

 

まとめ

 

step
1
OmniFocusをホームグラウンドにする

作業するエリアとは別で立ち返るように画面を表示させておきます。

 

step
2
タスクシュートの代わりに予測する

タスク(アクション)を読み返した方がいい順番を維持します。

 

step
3
アウトライナー代わりにプロジェクトやインボックスを使う

フリーライティングのようにアウトラインを書き出します。

 

意識が外れた時でもOmniFocusに戻ることができるようにします。

OmniFocusの大掛かりな編集などはMacを使い、ちょっとした編集であればiPhoneから、通知の受け取りとしてApple Watchを用います。

毎日使うものなので、好きなものに触れられるようにしておくのが続けられるコツです。

 

参考タスク管理アプリのOmniFocusでGTDと互いをサポートする

参考GTDでやるタスク管理アプリ・ツールの比較

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