GTD OmniFocus ツール

GTDをおこないたい人のためのタスク管理アプリOmniFocus

2020年5月3日

 

 

こんにちは、ゲンブです。

 

タスク管理アプリのOmniFocusを使って毎日GTDの考え方をサポートしています。

 

“OmniFocus is a stellar tool for keeping track of outcomes and actions.”

「OmniFocusは、結果とアクションを追跡するための優れたツールです。」

David Allen(デビッド・アレン)
Getting Things Doneのベストセラー作家

 

・OmniFocusでどんな風にタスク管理やGTDができるの?

・どんな機器でOmniFocusが使えるの?

 

こういった悩みに対する記事を書きました。

 

これまでGTDやタスク管理をできなかった人がOmniFocusで少しでもできるようになると幸いです。

 

GTDを確認しておきたい方は、こちらの記事が参考になると思います。
参考【ストレスフリー】タスク管理に役立つGTDのやり方【情報整理術】

 

 

タスク管理アプリのOmniFocusでGTDと互いをサポートする

 

本記事の内容

  • 大量の情報とタスクを扱える
  • OmniFocusはGTDの5つのステップのままに使う
  • まずは無料で2週間のお試し
  • GTDとセットで使うことが大切

 

大量の情報とタスクを扱える

 

OmniFocusはMacで使うタスク管理アプリとして大量の情報とタスクを扱えます。

 

テキスト・アウトラインベースになっており、溜め込むこともできますが、単純に一画面に多くの情報が出せることができます。

 

一画面に表示できる項目の多さ、そしてその一つの項目に対する情報として期限やタグ、メモといったことが見ることができます。

 

大量の情報とタスクを扱えることが合う人、合わない人

 

この大量の情報とタスクを扱えるOmniFocusが、合う人と合わない人がいると思います。

 

簡単な判別のやり方は、大量の情報とタスクを見て不安に思うか、割り切れるかだと思います。

 

こんなにあってできるの?…どれをやったらいいのかわからない

 

こんなにあるから、あとはやるだけだ!

 

このあたりは一項目(アクション)を小さいものにするなどで、ある程度は運用でもカバーできるところもありますが、その対策も数が増えることになっていってしまいます。

 

大量の情報とタスクを持ちたいか、そうでないかで選んでみてはいかがでしょうか。

 

OmniFocusはGTDの5つのステップのままに使う

 

OmniFocusはGTDの5つのステップのままに使いましょう。

 

  • OmniFocusのインボックスに入れる
  • インボックスに入れたものを無くしていく
  • 予測する

 

二週目からはこれにレビューが加わります。どれぐらいの間隔でレビューするのかはアプリでプロジェクトごとに決めることができますが、まずは一週間からはじめることをオススメします。

 

  • OmniFocusのインボックスに入れる
  • インボックスに入れたものを無くしていく
  • レビューする(一週間ごと)
  • 予測する

 

これはGTDの5つのステップそのままです。

 

GTDの5つのステップ

  • 把握する
  • 見極める
  • 整理する
  • 更新する
  • 選択する

 

GTDのワークフローに従ってOmniFocusを使うのはちょっと複雑なので、まずはGTDの5つのステップで使って、OmniFocusに慣れた頃にワークフローを意識して使えるようにするといいです。

 

WEBからやメールからもインボックスに入れる

 

GTDの最初のステップである「把握する」をOmniFocusではインボックスに入れていきます。

 

ここは、他のGTDをサポートしているアプリと同じです。そしてOmniFocusのインボックスに入れるのはいろんなやり方でサポートされています。

 

・直接インボックスに入れる

・WEBからインボックスに入れる

・メールからインボックスに入れる

 

インボックスに入れにくいとそれだけで把握がしにくくなってしまい、次のステップにいくことの邪魔になってしまいます。

 

そのほかにも端末をiPhoneやiPadに変えてMac版とは別の専用のアプリからインボックスに入れて同期させたりもできます。

 

このあたりはまた別の記事でも紹介したいと思います。

 

リストやプロジェクトに割り振る

 

インボックスに入れたものを「見極」「整理」していきます。インボックスに入れたものを無くしていくことが、GTDの

これは何か?

という問いに自然と答える形になります。

 

  • プロジェクトはどれか→望んでいる結果は何か
  • どのリストか→やるのか、いつかやるのか
  • タグは何か→できる条件は何か
  • 期限はいつか→いつまでにやるものなのか

 

OmniFocusが直接的に「これは何か?」を問うてはくれないですが、インボックスに入れたアクションのそういった見極めと整理を行ううちにこれは何かの答えに近づいていく感じがします。

 

予測する

 

実際に実行するタスクを「選択する」のはプロジェクトやタグをみて選ぶのもいいですが、「予測」といったところから選ぶことをオススメします。

 

予測は、OmniFocusの日ごと、時間ごとで期限の順番にタスクが並べ替えた画面です。その日の流れやいつが期限かがわかりやすいので、着手しやすくなります。

 

細かく時間の期限を区切るとゆるいタスクシュートのようにも使えたりします。

 

タスクシュートってなに?という方は、こちらの記事が参考になると思います。
参考【タスクシュート】タスク管理は時間管理【ポモドーロ】

 

上から順に選択していけばいいという状態が出来上がります。

 

目を通す

 

「更新する」のは、まずは一週間に一度ぐらいはプロジェクトに割り振ったタスクに目を通すだけのところからスタートさせます。

 

レビューすると一言でいっても人によって様々な方法がありますが、最初にあまり手の込んだことをやりだすとあとが続かなかったりします。

 

目を通すだけでも、「あ、このタスクは終わっていたな」とか「状況が変わってこのタスクはやらなくてよくなったな」といったことに気づきます。

 

OmniFocusではレビューという画面で任意に設定した期間でレビューの対象となったプロジェクトが表示されます。この自動で表示されるのもちょっとしたことですが、レビューに着手しやすくなります。

 

レビューにプロジェクトがあるとちょっと目を通して処理しておこうかなといった感じになります。

 

 

まずは無料で2週間のお試し

 

OmniFocusは初めてインストールしてから14日間は無料の期間があるので、無料で始められます。無料の期間は製品版でもサブスクリプション版($9.99USD(2020年5月3日時点で¥1,080))にもあり、サブスクリプションは1つ分の価格で、Mac、iOS、WebでOmniFocusを利用できます。

 

買い切りの製品版だとPro版($99.99USD(2020年5月3日時点で¥12,000))Standard版($49.99USD(2020年5月3日時点で¥6,100))とがありますが、Pro版の機能を使い倒してから、Standerd版の購入を検討するのがオススメです。

 

Pro版の機能を使っていて、それがないと使えないと高いPro版を買うことになるなぁと思ってしばらくPro版を使わないでケチっていたら、Pro版の機能を充分に使う期間がなくなってしまいました。

 

私は結局、Pro版を購入しましたが、最初は、Pro版の機能を使っていましたが、次第にStandardの機能しか使わなくなりました…

 

Standard版でも強力なツールとして力を発揮してくれます。

 

サブスクリプションはWeb版のOmniFocusの使い勝手では製品版ほどの力を発揮して使い切ることができないと思うので、2週間の無料期間を過ぎてももう少しだけ(一ヶ月単位にはなりますが)試しに使いたいといった時に選択するといいと思います。

 

 

GTDとセットで使うことが大切

 

OmniFocusはGTDの考え方と合わせて使うことで効果を発揮します。

 

OmniFocusだけ使うのでは、うまくツールを使うことができないかもしれません。そういった意味では、まだツールとして未完成なのかもしれないです。

 

OmniFocusのすべての機能を使おうとするとかえって使いづらくなったりするかも(実際に私は、タグや所要時間を設定したりといった使い方はしていないです)。

選択した後の「実行する」をサポートしていなかったり(これはGTDにも言えることでしょうが)もします。

 

そういったところを差し引いても、これまでのタスク管理のやり方を集約することができます。

 

こんなプロジェクトも

 

GTDの方法はツールを選ばないのですが、それでも書き出すものの数が多くなる事による向き不向きがあります。この点でOmniFocusはGTDとの相性がよいと思います。

 

そのため、ますますOmniFocusでのタスク管理とGTDができるようになっていく感じです。

 

GTDを始めたい方は、こちらの本が参考になると思います。

 

OmniFocusの最新の情報は英語であることが多いです。わからないことがあればお気軽にお尋ねください。一緒に考えることができると思います。

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