タスク管理

ひとつの塊としてタスクやアクションを複数行書く【タスクの切り替えにも】

2020年7月15日

 

 

こんにちは、ゲンブです。

 

ひとつのタスクにアクションを複数行書いています。

 

自分の認識に合わせる

 

タスクは自分の認識にとって必要なサイズにします。

 

実行できないタスクは細分化してみよう、ネクストアクションをはっきりさせようとよく目にしますが、すべてに当てはまる訳ではありません。

 

細分化されたタスクが大量にあることで持て余すこともありますし、ネクストアクションがはっきりしていてもどうにも着手できないこともあります。

 

似たようなことに粒度を揃えるといったこともあります。例えばプロジェクトならプロジェクト、タスクならタスクでといったこともありますが、粒度を揃えたところでそれはただ整頓されただけに終わることもあります。

 

タスクが人と自分とで違ったサイズになることは多々あります。

 

 

管理のしやすさと実行のしやすさで分ける

 

タスクのサイズによる管理のしやすさと実行のしやすさはビミョーに違うように思えます。

 

管理しやすいものが実行しやすいとも限らないですし、実行しやすいものが管理しにくいこともあります。

 

いい習慣と悪い習慣を思い浮かべるといいかもしれません。いい習慣は、管理しやすいものですが実行しにくいですし、悪い習慣は実行しやすいですが、管理しにくいです。

 

本来、管理という言葉の中には実行まで含むのが本来だと思うのですが、ここでは簡便のために管理と実行を対比させています。実行できていないというのは管理ができてないとも言えるからです。

 

管理のしやすさ、実行のしやすさをひっくるめて一言でいうと扱いやすいものにします。

 

 

例えば着替え、運動、食事、風呂、就寝

 

卑近なところで申し訳ないですが、帰ってからやることがどうにも億劫なのです。

 

夜のルーチンタスクなので認知資源は底を尽きかけています。

 

着替えて、運動して、食事して、片付けて、お風呂に入って、就寝するなど。以前は、タスクシュートのように時系列に並べて完了予定時刻で期限を区切っていました。

 

そうして、ひとつひとつをタスクとして捉えていると積み残しが溜まっていく一方でした…

 

帰ってからやることという塊を認識する

 

「帰ってからやること」という塊で捉えてみることにしました。

 

管理のしやすさを求めて「分ける」ことにばかり意識が向いていたのを実行のしやすさを求めて「集める」ことにしてみました。

 

ひとつ上のGTDでいうところの"何かがうまくいっていないときには少し上のレベルで物事を考えるべき"ですね。

 

帰ってからやることという「タスク」の中に着替え、運動、食事、風呂、就寝という「アクション」を含めてみました。

 

 

自分の認識に合わせて1行と複数行を変化させる

 

タスクとして1行だったものを複数行に、もしくは複数行だったのものを1行に変えてみました。

 

自分の認識に合わせるためです。

 

人によっては着替えというタスクの中に仕事着を片付ける、部屋着を出してくる、部屋着を着るといったアクションのやり方もあるかもしれません。

 

 

分けたくなったら分ける

 

世にあるタスク管理ツールはタスクを1行で書き表します。続きはメモでという考えが一般的です。

 

タスク名は簡潔に、わかりやすくといったことも見かけます。

 

ですが、実行に移すのに必ずしも明瞭、簡潔なだけが実行に移せるものとも限りません。

 

特にタスクを切り替えるのにはある程度前からの流れがわかっていないと着手しにくいです。

 

最初っから分けるのではなく、分けたくなったら分けるようにします。

 

 

複数行でフェーズやプロセスとして把握できる

 

複数行で書くことによりアクションより大きくプロジェクトより小さいタスクを扱えるようになります。

 

フェーズやプロセスといった呼び方をされる大きさは複数行で書き表します。

 

GTDではいくつかのアクションが必要なものはプロジェクトとして扱いますが、それではプロジェクトばかりになって扱いにくくなってしまいがちです。

 

1行では書き表しにくいフェーズやプロセスといったプロジェクトの一部分を複数行書くことで扱います。

 

 

バレット(記号)を組み合わせる

 

複数行書いたときは、行頭に書いてある内容が判別できる記号をつけておきます。

 

視認性が高まり、判別がしやすくなります。

 

バレットジャーナルを使ったことがあり、そこから思いついたやり方です。

 

  • 情報なら「・」
  • アクションなら「●」
  • 連絡待ちなら「▼」
  • 連絡するなら「★」

 

他にもいろんな内容で自分にとって意味がわかりやすい記号、見分けやすい記号をつけてみるのがいいです。

 

ちなみに、ひとつのタスクにアクションを複数行書いていると行が少ないうちは下に書き足したくなります。ある程度行が溜まってくると上に書き足したくなります。

タスクが「記録」であるうちは下に書き足して「記憶」に定着してくると記録の部分を目に入れやすいように上に書き足したくなるのかもしれないです。

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