GTD タスク管理

タスク管理・GTDで「更新する」やり方

2020年6月8日

 

 

こんにちは、ゲンブです。

 

毎日、少しずつレビュー(更新)をしています。

 

やるべきことに集中できていて、やっていないことについても「今はそれでも大丈夫」という確信が得られなければならない。そのためには定期的にシステムを見直し、その中身を「更新」していくことが不可欠だ。

全面改訂版 はじめてのGTD ストレスフリーの整理術

David Allen(デビッド・アレン)著、田口 元 (監訳)

 

はてな

・なぜ更新するのか?

・何を更新するのか?

・どんな風に更新するのか?

・いつ更新するのか?

 

こういったはてなに対する記事を書きました。

 

これまでGTDの4つ目のステップである「更新する」をできなかった人が少しでも着手できるようになると幸いです。

 

まずは更新する前のステップである「整理する」ことについては、こちらの記事が参考になると思います。
参考タスク管理・GTDで「整理する」

 

 

本記事:タスク管理・GTDで「更新する」の内容

 

本記事の内容

1  自分が信頼できるシステムにする

2  もう一度ステップを繰り返す

3  週次レビューをベースにして自分に合った更新をする

4  例えば「カレーを作ってみる」(更新編)

5  やらないことに更新する

6  まとめ

 

 

自分が信頼できるシステムにする

 

自分が使っているシステムが信頼できる状態であり続けるために更新します。

 

ここでいうシステムは、いくつかを組み合わせたような難しいものでなくても普段使っている手帳やメモ帳だけを使っていることにも言えることです。

 

このシステムを信頼できないと使い続けることができなくなります。

 

自分の中で「ここに書かれていることは古いものや間違いがある」「ここに書いても何の役にも立たない」という思いを持ち始めると、システムを使おうとする気持ちがなくなっていきます。

 

更新するのにはシステムを使っているその内容の更新と、システム自身の更新との二重の構造になっています。

 

今回の記事では主に内容の更新に焦点を当てていますが、車輪の両輪のようにそれぞれをシステムに信頼を持って使い続けることができるように更新します。

 

前提が変わる

 

行動と情報はそれぞれが成り立っている前提があります。

 

GTDで2つ目のステップの「見極める」で行ったときの前提から変わって来ます。

 

例えば、来週やるというタスクは来週という日が今日とよく似たようにまた来るという前提で成り立っているものです。

 

上の例えは極端な話かもしれませんが、外からの要因として社会情勢、社内での通達、学校での方針などがあり、内部からは健康状態、心理状態などによって「見極め」のときに思いついた行動と情報とでは扱えなくなってくることがあります。

 

行動と情報はそれぞれが成り立っている前提は思っている以上にごく限られた範囲で成り立っています。この世に永遠不変のものがないように、その前提も変わり続けます。

 

 

「更新する」で、もう一度ステップを繰り返す

 

更新するときにこれまで行ったGTDのステップ1「把握する」、ステップ2「見極める」、ステップ3「整理する」を行います。

 

これで今の時点での前提に基づいた行動と情報に更新していきます。

 

これでは、まるでインボックスに入れたときに戻ったように思えるかもしれません。システムは時間の経過と共にインボックスに還ってしまうかのように思えます。

 

もういちど行動や情報に「これは何か?」を問いかけます。「望んでいる結果は何か?」と「次にとるべき行動は?」を考えます。

 

まずは読み直す

 

更新するをやるときに基本となる行動は、読み直すことです。

 

まずは読み直してまだその対象が成り立っているのかを確認します。

 

すでに情報として古くなっていないかどうか、もうすでに行った行動なのかどうかは、消してしまうだけで済むことが多いです。

 

追加の情報があったり、別の新しい行動を先に行わないといけなかったりすると、情報を上書きしたり、追記したりします。

 

実行できていない行動があったりしたら、いくつかの行動をまとめて書いてしまっていないか、一つだった項目を分けたり、望んでいる結果が適切かどうか、行動が含まれるプロジェクトの場所を移したり、新しくプロジェクトにしたりします。

 

全ては読み直すところからはじまって、行動や情報に対して次にとるべき行動が決まってきます。

 

更新するには選択「できるように」するまでを含める

 

GTDの「更新する」の次のステップは「選択する」です。次のステップに向けて更新するでは選択できるようにするまでを含めておきます。

 

次の「選択する」でいきなり選択するのではハードルが高くなってしまうことがあるからです。

 

実行する順に並べ替えておいたり、前の記録を残しておいたり、新しいシステムを組み込んだりします。

 

最初に問いかけたときに思っていた望んでいる結果にはたどり着きにくいと思った時(たどり着けなかった時)は、次にとるべき行動を変えていく必要があります。

 

更新するで次のステップの選択できるようにする作業も済ませておくと効果的です。

 

「やれていないこと」を更新する

 

GTDの「更新する」でもっとも効果的なのはやっていないこと、やれていないことを更新することです。

 

やっていないことを更新できないじゃんと思われますが、基本的には次にとる行動をもっと細かくするようにします。

 

本を読むページ数を追加する、ネットで検索する単語を追記しておくとかです。

 

更新のたびにそれを繰り返すと着手できるタイミング(=選択する)が訪れます。

 

 

週次レビューをベースにして自分に合った更新をする

 

GTDでは「更新する」のを一週間ごとに行うことにしており、これを「週次レビュー」といいます。

 

一年に一度まとまった時間をとって更新するよりも「常にそうした更新を意識している」ようにします。

 

まとめて更新するのと小分けで更新する

 

「よしじゃあ、一週間ごとでレビューをやろう」とすると思いのほか負担になって、できない続かないことがあります。

 

そうした時は小分けにして毎日少しずつやっていきます。

 

21個のプロジェクトなら1日3個のプロジェクトをレビューする。

300個のタスクなら1日10個のタスクをレビューする。

 

まとめた方が全体が見渡しやすいというメリットがありますが、それも続いてこそ意味があるものです。まずは続けられる更新の方法でやってみることをおすすめします。

 

更新は忘れたころにやってみる

 

更新するのは、目の前のことに追われていないときにやるのが一番いいです。

 

「そういえばそんなこともあったな」と思えるときのほうが新しい気持ちでゼロベースで考えられるので工夫やアイデアがうまれやすいです。

 

自分の思い込みから意識を外すのに時間の経過を味方につけます。

 

インボックスに入れるの記事で紹介した7つの習慣の「刺激」と「反応」のスペースを更新するで確保することにも繋がります。

 

インボックスに入れる「収集する」については、こちらの記事が参考になると思います。
参考タスク管理・GTDのインボックス(inbox)に収集する 

 

「これは何か?」新しい気持ちで問いかけるとまた違った答えが出てくることがあります。

 

全体としての更新の頻度とは別に個別の行動や情報に合わせた更新の間隔を設定します。

 

例えば「カレーを作ってみる」(更新編)

 

前回の「整理する」の例えでにカレーを作ってみました。カレーの隠し味にリンゴを入れるのを次にカレーを作る時に試してみることにしました。

 

カレーの隠し味にリンゴを入れると美味しくなる(次にカレーを作る時に試す=コンテキスト)→情報

 

書きながら思いました

 

「これはぜったいに忘れる自信がある…!」

 

とはいえ、今はこれに対して有効なアイデアが思いつきません。まずは次にカレーを食べるであろう前に更新するタイミングを決めます。

 

更新するタイミングは行動や情報に合わせて変えていきます。もしカレー大好きで3日ごとにカレーを食べるのであれば次の日ですし、一週間以内に食べなさそうというのであれば一週間後でもいいでしょう。

 

カレーの隠し味にリンゴを入れると美味しくなる(次にカレーを作る時に試す=コンテキスト)→情報(1週間後に更新する)

 

そして、一週間後に再び読み直すことになりました。

 

その時にカレーを作るときに必ずカレーのルーを使うことをになることから、カレーのルーの箱に付箋を貼っておけば次にカレーを作る時に試せそうなことを思いつきました。

 

カレーの隠し味にリンゴを入れてみる=望んでいる結果

カレーのルーの箱に(上のことを書いた)付箋を貼っておく=次にとるべき行動=システムの更新

 

これで次にカレーを作る時に試すというコンテキストも達成できそうです。

 

 

やらないことに更新する

 

やることを管理できているというのは、やらないことが管理できているとも言い換えることができます。

 

いろんなことができるようになってきて、やることは増え続ける一方なことが多いです。

 

更新するのは、前提が変わると書きましたが、それは自分が変えることも含みます。

 

やってみたいと思うこと、やった方がいいかもしれないと思うことを「把握」「見極め」「整理」するとどんどん膨らみ続けます。

 

最初は、やれると思っていた量だと思っていた前提が変わって来ています。

 

膨らみ続けた「やること」の中から「やらないこと」に更新する必要も出てきます。

 

 

まとめ

 

step
1
自分が信頼できるシステムにする

自分が使っているシステムが信頼できる状態であり続けるために更新します。

 

step
2
もう一度ステップを繰り返す

これまで行ったGTDのステップ1「把握する」、ステップ2「見極める」、ステップ3「整理する」を行います。

 

step
3
自分に合った更新をする

まとまった時間をとって更新するよりも「常にそうした更新を意識している」ようにします。

 

システムに信頼を持って使い続けることができるように更新します。

もういちど行動や情報に「これは何か?」を問いかけます。「望んでいる結果は何か?」と「次にとるべき行動は?」を考えます。

膨らみ続けた「やること」の中から「やらないこと」に更新することも出てきます。

 

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