GTD タスク管理

タスク管理・GTDで「整理する」やり方

2020年6月4日

 

こんにちは、ゲンブです。

 

毎日、どんな風に整理しておくと、どのように次に活かせるか考えています。

 

「整理ができている」というのは、物事がその「意味」に応じて適切な場所に収まっているという状態だ。

Being organized means nothing more or less than where something is matches what it means to you.

全面改訂版 はじめてのGTD ストレスフリーの整理術

David Allen(デビッド・アレン)著、田口 元 (監訳)

 

はてな

・なぜ整理が必要なの?

・何を整理するの?

 

こういったはてなに対する記事を書きました。

 

これまでGTDの3つ目のステップである「整理する」をできなかった人が少しでも着手できるようになると幸いです。

 

まずは整理する前のステップである見極めることについては、こちらの記事が参考になると思います。
参考タスク管理・GTDのインボックスで見極める

 

 

本記事:タスク管理・GTDで「整理する」の内容

 

本記事の内容

1 自分にとって何を意味するのかわかるようにしておく

2 まずは行動と情報に分ける

3 目的で分ける

4 場合や状況で分ける

5 例えば「カレーを作ってみる」

6 まとめ

 

 

自分にとって何を意味するのかわかるようにしておく

 

整理するのは、自分にとって何を意味するのかわかるようにしておくことです。

 

自分にとって何を意味するのかわからないものがあっても仕方がありません。

 

ただ収集することに楽しみがあることもあります。それなら、それが意味となります。

 

例えば他人が作った共有フォルダの構造はすぐには使いこなせないです。

 

それは他人にとってどんな意味があるかわかるようにされているから、自分にとってどんな意味があるかを作り直さないといけないからです。

 

 

自分以外にとって何を意味するのかわかるようにしておく

 

自分以外と共有して整理するときには、自分と自分以外にもどんな意味があるかをわかるようにしておく必要があります。

 

ここに個人でやるタスク管理とチームでやるときのタスク管理で違いが出てきます。自分にとっての意味だけでいいのか、人にとってもわかる意味にしておくのかです。

 

他にもあるプロジェクトの一部を切り取って個人のタスク管理とする場合、そのプロジェクトが自分にとってどんな意味があるのかを落とし込むことが必要になってきます。

 

 

まずは行動と情報に分ける

 

まず、すべては情報です。そして、このすべての情報を行動と情報に分けます。

 

ここはGTDが参考になります。GTDでのフローでまず、行動を起こす必要がある情報か、行動を起こす必要がない情報なのかを仕分けます。

 

自分にとって行動を意味するのか、情報を意味するのか。この二つはエネルギーを外向きに向けるのか、内向きでいいのかの大きな分岐点となるからです。

 

見極めの段階で紹介したとおり、やるという思いだけの「意思」の段階から現実に働きかけていく「意志」の段階には精神力が必要になってきます。

 

 

アイデアは行動か情報かを振り分けた先によって分ける

 

アイデアは行動を起こす必要があるかもしれない(行動の)情報です。アイデアはその内容から判断するのではなく、「行動」に入れているのか「情報」に入れているのかで分けるようにします。

 

すぐさま行動に起こすといったことでもないし、かといって情報のままでは埋もれてしまう。情報として知っておきたい行動とも言い換えられます。

 

強いてGTDで振り分けるなら「いつかやる」になりますが、やるほどの意思は持てないことも多いです。そういったのは参考情報として扱います。

 

行動に入れている時は行動に移そうとする、情報に入れてある間は情報として扱うようにします。

 

 

目的で分ける

 

行動と情報は、同じ目的の集まりで集めておきます。

 

行動や情報に対して「見極める」のステップで行った「望んでいる結果は何か」=目的があります。これにより同じ目的に分けることができることになります。

 

同じ目的の集まりがてんでばらばらに散らばっているとこれが次にとるべき行動だと思っていたのが、違う次にとるべき行動があったり。またはこの情報を知っていたらこんな行動は取らなかったのにといったことになります。

 

当初の目的を忘れて、全く違う目的に対する次にとるべき行動を考えてしてしまったりすることを防ぎます。

 

GTDで見極めるステップのあとで、同じ望んでいる結果になる集まりにしておきます。

 

情報に対する「望んでいる結果は何か?」「次にとるべき行動は?」

 

GTDでは次にとるべき行動に対して望んでいる結果は何かを考えます。では、情報に対してはどうなのでしょうか。この問いは情報に対しても有効だと思います。

 

その情報に対して望んでいる結果がわからなければ、その情報に対して次にとるべき行動がわからないからです。

 

リマインダーにしておくのか、ストックとして残しておくだけでいいのか、何かの時に参照できるようにしておくのか。

 

そうして情報に対して適切な次にとるべき行動を選択することができます。

 

GTDのフローでは行動を起こす必要があるものに「求めている結果は何か」「次にとるべき具体的な行動は何か」を判断しています。まずは行動から判断するのですが、実はこれは情報に対しても判断しておいたほうがいいことです。

 

行動に対する次にとるべき行動(ネクストアクション)は現実に働きかけることで、情報に対する次にとるべき行動(ネクストアクション)は適切な場所に収めていくことです。

 

 

場面や状況で分ける

 

場面や状況で分けておくこともあります。わかりやすいのは、仕事とプライベートで分けるといったやり方ですね。

 

仕事の時にプライベートの行動が見えていても、それを行動に移せないことで余計なストレスを発生させることにもなります。プライベートの時に仕事の行動が見えている時も同じです。

 

「ジャンル」や「カテゴリー」として分けたり、他には「コンテキスト(あるいはコンテクスト)」という言葉でも表現されます。元は文脈という意味ですが、その行動や情報がどんな状況や場面に関連しているのかを表すものです。

 

1日の流れの中で時間帯によって分ける「セクション」や心理状態で分ける「モード」といったのもあります。

 

どんな場合やどんな状況に関わっている行動や情報なのかまとめておきます。

 

プライベートでも仕事でもないサードプレイスを分ける

 

プライベートでも仕事でもないサードプレイスとして分ける先を作っておく方法もあります。

 

ファーストプレイスである自宅・家などのプライベートな空間と、セカンドプレイスである職場や学校などの自宅以外のいわゆる仕事の空間とはまた違った居心地のいいコミュニティのための行動や情報としてまとめておきます。

 

サードプレイスは、7つの習慣でいう第3の案のような位置付けにもなります。

 

プライベートと仕事は振り分けられることが多いですが、サードプレイスは自分で作っていく必要があります。

 

 

例えば「カレーを作ってみる」

 

カレーを作ろうとした場合を例にしてみます。

 

カレーを作る→行動

 

そういえば、カレーの隠し味にリンゴを入れると美味しくなるというアイデアを少し前に知りました。

 

カレーの隠し味にリンゴを入れると美味しくなる→情報(A)=アイデア

 

ではこれを行動にしてみましょう。一緒にリネームもしておきます。

 

隠し味にリンゴを入れる→行動=アイデア

 

ですがリンゴをどう入れるのでしょう、丸ごと煮込んでしまうのでしょうか。今はりんごが高い時期です。今回は情報としての行動にとどめて、次のカレーを作るまでに考えておきましょう。(A)に戻してコンテキストを足しておきます。

 

カレーの隠し味にリンゴを入れると美味しくなる(次にカレーを作る時に試す=コンテキスト)→情報

 

冷蔵庫をみると玉ねぎとじゃがいもがあります。そういえば、前にハヤシライスを作ったときの玉ねぎでした。

 

カレーライスを作る
∟ジャガイモを用意する
∟玉ねぎを用意する

ハヤシライスを作る
∟玉ねぎを用意する

 

玉ねぎはカレーライスとハヤシライスを作る目的の両方に含まれますが、ジャガイモはカレーライスの作る目的にだけ含めておきます(異論は認めます)。

 

まとめ

 

step
1
行動と情報に分ける

アイデアは行動か情報かを振り分けた先によって分けます。

 

step
2
目的で分ける

「望んでいる結果は何か」=目的を同じするものを集めておきます。

 

step
3
場面や状況で分ける

場面や状況で分けておくことも。

 

自分にとって何を意味するのかわかるようにしておくのが整理することです。

行動を起こす必要がある情報か、行動を起こす必要がない情報なのか。

行動に対する次にとるべき行動は現実に働きかけることで、情報に対する次にとるべき行動は適切な場所に収めていくことです。

どんな場合やどんな状況に関わっている行動や情報なのかまとめておきます。

-GTD, タスク管理

Copyright© タスク管理コンパス , 2022 All Rights Reserved Powered by AFFINGER5.