GTD ツール

タスク管理・GTDのインボックス(inbox)に収集するやり方

2020年5月15日

 

 

こんにちは、ゲンブです。

 

毎日インボックスにさまざまな物を入れています。

 

すべてのものを集める理由は、すべてが等しく重要だからではありません。すべてが等しく重要ではないから集めるのです。

仕事を成し遂げる技術―ストレスなく生産性を発揮する方法

David Allen(デビッド・アレン)著、森平 慶司 (翻訳)

 

はてな

・なぜインボックスが必要なの?

・何をどんな風に集めるの?

・どんなインボックスの形があるの?

 

こういったはてなに対する記事を書きました。

 

これまで「インボックスに入れる」をできなかった人が少しでもインボックスを活用できるようになると幸いです。

 

インボックスの元となるGTDを確認しておきたい方は、こちらの記事が参考になると思います。
参考【ストレスフリー】タスク管理に役立つGTDのやり方【情報整理術】

 

 

GTDのインボックス(inbox)に収集する

 

本記事の内容

  • 迷うことなく入れられるスペースを作る
  • 未来の自分が知りたいだろうことを入れる
  • アナログ・デジタルを問わない
  • いろんな形のインボックスがある
  • ひとつのツールとしてのインボックス

 

 

迷うことなく入れられるスペースを作る

 

迷うことなくメモや記録を入れられる場所をあらかじめ作っておきます。

 

何かを思いついたり、気になったりして、あとで忘れてしまうことをメモ・記録をしておこうと思ったときのためです。

 

この時に、どこに書いておこうかなと思ってしまうとそれだけで「まあいっかー」とか「あれ、何を書こうとしたんだっけ?」とメモすることが無くなっていきます。

 

この用意しておく場所のことをインボックス(inbox)と言います。インボックスがあることで、どこに書こうかと思っている間に次のことが頭に浮かんでメモすること自体を忘れてしまうことが少なくなります。

 

 

未来の自分が知りたいだろうことを入れる

 

インボックスに入れるのは「未来の自分が知りたいこと・知りたくなること」を入れていきます。

 

とはいえ、未来の自分が知りたいことなんて、預言者でもないのにわからないと思います。基本的には、過去の自分や今の自分が知りたくなったことを入れていくようにします。

 

今の自分が知りたくなったことは、同じように未来の自分が知りたくなることが多いです。

 

 

あとでまた見返すことをインボックスに入れる

 

未来の自分が知りたいだろうことで、簡単な基準を持たせると「あとでまた見返すこと」です。

 

見返すことがないことはインボックスに入れておいても仕方がないです。

 

基本的には今やっている・やろうとしていることと関係がないことを入れていきます。

 

例えば、今やっていることと関係がないフト思いついたタスク、今はゆっくり読めないWEBの情報、今やっていたタスクを中断する時にどこまでやっていたかを書いておくといったことです。

 

最近は自分のツイートをインボックスに入れることも多いです。ツイートからブログ記事の見出しの1つとして追加してみたり、別のツイートのネタを思いつたりするからです。ツイートしたばかりだとすぐには思いつくことが少ないのでしばらく寝かす期間をあけてからレビューします。

 

難しいのはその時は見返すことがないと思っていても、後になって価値が出てくるものがあることです。そのあたりは

ああ、入れておけばよかったな…

と思った時から入れるようにするといいです。

 

 

GTD的には「気になること」を入れる

 

はじめてのGTDではインボックスに「気になること」を入れるとあります。

 

 

頭の中が気になることでいっぱいの状態から抜け出して、ストレスフリーを目指すならばそれがもっとも効果的だからです。

 

今の自分が気になることは、未来の自分はその気になったことがどうなったのか知りたくなります。

 

しかし、特に気になることというほどのことでもないし、ぼんやりとどうしたらいいのかなと言った状態のときには何を入れていいのかわからなくなることもあります。

 

そう言ったときには普段通りの生活をするなかで「あとで見返すこと」を入れておくと「ああ、自分はこういったことが気になることだったのだ…」と後になってわかるということがあります。

 

自分が何を気にしているのかが、すぐにはわからない時があります。そういったときでもあせらずに日常の「あとで見返すこと」をインボックスに入れていきます。

 

 

タスク管理したことをインボックスに入れるという使い方もあり

 

全てインボックスに入れてからがタスク管理の始まりではありません。

 

タスク管理に慣れてくると

まずはインボックスに入れてから…でもインボックスに入れている時間もないし…

という思考になっている時があります。

 

また、インボックスに入れているのでは間に合わない、ひたすら現地で現物をタスク管理することに追われることもあると思います。

 

そういった時には一息つけた時にタスク管理したことをインボックスに入れておきます。するとあとで改善に利用できます。

 

インボックスには未完成のものばかりでなく、とりあえず完成したものも入れておくことができます。

 

 

インボックスには無理に動詞で入れないようにする

 

インボックスには無理に動詞で入れないでおきます。

 

タスクは動詞で書く。一度は目にしたことがあるかもしれません。

 

インボックスに入れるときは必ずしもタスクとは限らないし、タスクだと思っていることでも次のステップの「見極める」でタスクでないことに気づいたりします。

 

インボックスを経てタスクになったものを動詞にします。

 

アナログ・デジタルを問わない

 

インボックス(inbox)はデジタルでもアナログでもどちらでも作っておけます。

 

すぐに書き出すことができる状態を作り出しておけばいいです。

 

デジタルなら携帯・スマホ・iPhone、アナログならメモ帳、ノート、ふせんです。

 

私は、とっさの記録はふせんに書いておき、あとでタスク管理アプリのOmniFocusに転記します。

参考タスク管理アプリのOmniFocusでGTDと互いをサポートする

 

そして今後の記事でも紹介していくGTDの5つのステップの「見極める」「整理する」を行うやり方をしています。

 

なのでデジタルとアナログの両方を持っておくことをオススメします。とっさに記録できるのはアナログですし、あとで編集がしやすいのはデジタルです。

 

 

重複をいとわない

 

インボックスを使っていると

これ前にも入れたような気がする…

と思うことがあります。そんな時でも、もう一度インボックスに入れておくといいです。

 

インボックスに入れたという認識が頭の中で情報が更新されるので、新たに取り組む意欲がわいてきます。タスクは発生した直後が一番実行に移しやすいです。

 

前にタスク管理アプリやノートに書いたタスク探したくなりますが、ここではインボックスに入れることにだけ考えを集中しておきます。

 

重複を気にするのは、GTDの5つのステップの「見極める」「整理する」ときでいいです。

 

「見極める」「整理する」についての記事はまた別に紹介したいと思います

 

 

いろんな形のインボックスがある

 

使うツールによってインボックスがどのような形になっているか、いくつかのパターンがあります。今、自分が使っている、または使おうとしているツールの他にどういった使い方があるのかの参考にしてみてください。

 

  • ツールとしてインボックスがあるのを使う
  • デイリータスクリストを作ってインボックスとして使う
  • ツール全体をインボックスとして使う

 

 

ツールとしてインボックスがあるのを使う

 

ツールにすでにインボックスが用意されていることがあります。

 

GTDをサポートしているタスク管理アプリの場合がこれにあたります。

 

OmniFocus、Todoist、ThingsのいわゆるGTDをサポートしているツールたちです。

参考GTDでやるタスク管理アプリ・ツールの比較

 

すでにインボックスがあり、一つのツールの中に組み込まれているので、インボックスを作る手間が省けます。

 

 

デイリータスクリストを作ってインボックスとして使う

 

ツールにインボックスがないのは作ることができます。

 

デイリータスクリストを作ってそこに書き込んでいく場合がこれにあたります。

 

WorkFlowy、Dynalist、バレットジャーナルなど箇条書きでやるツールたちです。

 

デイリーという枠の中にインボックスという機能を合せ持つようにします。

 

 

ツール全体をインボックスとして使う

 

ツール全体(自体)をインボックスとして使うことがあります。

 

はじめからインボックスとして機能するように携帯性や入力方法が考えらていることが多いです。

 

ふせん、メモ帳といったツールが主体です。Evernoteはいろんな使い方ができますが、その使い方の一つとしてEvernote自体をインボックスとして使ってしまうやり方もあります。

 

いずれにしろ入れたものはまた次の「見極める」「整理する」のステップにおいて別のツールで加工することを考えます。

 

 

ひとつのツールとしてのインボックス

 

どんなタスク管理を行うにしろインボックスというツールを持っておくといいです。

 

タスク管理というシステムをうまく回すために必要になることがあります。

 

GTDでは、インボックスはメソッドの一部として取り上げられますが、以前にGTDをやってみて合わなかった・できなかった人でもインボックスは今自分がやっているタスク管理システムに組み込むことができます。

 

タスクが、オーバーフローし出した時でもタスク管理にインボックスを組み込んでおくと破綻しにくくなると思います。

 

ツールにインボックスがなければ自分で作っておくようにします。

 

 

まとめ

 

step
1
入れる場所を作る

アナログ・デジタルを問わずにインボックスを用意しておく。

step
2
未来の自分が知りたいだろうことを入れる

過去の自分や今の自分が知りたくなったこと、あとで見返しそうなことは入れておく。

何をあとで見返すかわからないときは、あとで入れておけばよかったなと思った時点から入れるようにする。

step
3
ひとつのツールとしてインボックスを持つ

以前にGTDが合わなかったとしてもツールとして備えておく。

 

インボックスを作り、インボックスに入れるようにしておきます。すると取りこぼしがなくなって行きます。

オーバーフローしそうになるタスク管理にインボックスが受け止めてくれるクッション・余裕(遊び)にもなります。

GTD本を読むのを挫折したり、GTDが合わなかった人でもツールとしてインボックスの機能を持つことを取り入れた方が、タスク管理を続けることにも繋がると思います。

インボックスを使ってタスク管理に活かしてみてください。

 

今回の記事では、まずインボックスを作り、そこに入れていくことをテーマに書きました。

別の記事では、インボックスに入れたものを出したりして運用する「見極め」について書きたいと思います。

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