GTD タスク管理

タスク管理・GTDで「選択する」やり方

2020年6月13日

 

 

こんにちはゲンブです。

 

毎日、まだまだ頼りないところもありますが直感で行動を選択しています。

 

「把握する」「見極める」「整理する」「更新する」ステップを実行したあとに残っている選択肢の中から、直感を信じて行動を選択していけばいい。

全面改訂版 はじめてのGTD ストレスフリーの整理術

David Allen(デビッド・アレン)著、田口 元 (監訳)

 

はてな

なぜ選択するのか?

どうやって選択するのか?

何を選択するのか?

いつ選択するのか?

 

こういったはてなに対する記事を書きました。

 

これまでGTDの5つ目のステップである「選択する」をできなかった人が少しでも着手できるようになると幸いです。

 

まずは選択する前のステップである「更新する」ことについては、こちらの記事が参考になると思います。
参考タスク管理・GTDで「更新する」

 

 

本記事:タスク管理・GTDで「選択する」の内容

 

本記事の内容

1 行動を選択したという認識を持つ

1.1 最善の行動にこだわらない

2 行動の選択肢を評価する

2.1 途中で選択し直す

3 直感で選択する

3.1 直感で選択できないときはステップを見直す

3.2 最初は頼りない直感を育てる

4 次にとる行動の中から「次にとるべき行動」を選択する

4.1 「次にとるべき行動」候補の中から「今とるべき行動」を選択する

5 選択して行動し続ける

5.1 "select"ではなく"engage"

6 まとめ

 

行動を選択したという認識を持つ

 

これまでに行ってきたGTDのステップである「把握(収集)する」「見極める」「整理する」「更新する」は、すべて「選択する」ために行ってきました。

 

行動を起こす前には意識的に、もしくは無意識と思えるレベルぐらいの意識で行動を選択しています。

 

これまでのステップの結果でてきた、いくつかある行動の選択肢の中から選びます。

 

放っておくと無意識と思えるレベルぐらいの意識の方ばかりで行動を選択してしまいます。

 

自分はこの行動を選択したという認識を持つことが大切です。

 

最善の行動にこだわらない

 

GTD本には「最善の行動を選択する」とありますが、あまり最善にこだわり過ぎない方がいいです。

 

果たしてこの選択肢が最善かどうかわからなくて行動が選択できなくなります。

 

今ある選択肢の中に必ずしも最善の行動があるとは限らないです。

 

最初の行動を起こしてから初めて選択肢として挙がってくることもあります。

 

あとで自分の選択が最善だったと言えるように行動することに集中します。

 

 

行動の選択肢を評価する

 

GTDでは行動を選択するための三つのモデルが紹介されています。

 

四つの基準で現在の行動を選ぶモデル

・そのときの状況

・使える時間

・使えるエネルギー

・優先度

 

日々の仕事を三つのカテゴリーで評価するモデル

・あらかじめ決まっている仕事

・予定外の仕事

・仕事を見極めるための仕事

 

六つのレベルで仕事を評価するモデル

・Horizonレベル5 ー 人生の目的とその在り方

・Horizonレベル4 ー 長期的な構想

・Horizonレベル3 ー 1〜2年後の目標

・Horizonレベル2 ー 重点的に取り組む分野

・Horizonレベル1 ー 現在のプロジェクト

・地面レベル   ー 現在の行動

 

詳細は書籍に譲りますが、三つの目のHorizonモデルには以下の記事が参考になると思います。

 

 

 

これらの三つのモデルの判断基準をシステムに取り入れて選択肢を整理した上で「選択する」こともできます。

 

途中で選択し直す

 

選択した行動を続けている途中で、選択し直すことが必要になることがあります。

 

他に選択する行動が生まれている場合があるからです。

 

それは割り込み仕事であったり、目の前の作業の進捗度合いによってこのまま作業を続けるのか、それとも別の行動を選択した方がいいのかといった場合です。

 

割り込み仕事については、GTD本にも書かれていることが参考になります。

すべてのやるべきことを把握したうえで、入ってきた仕事をほかの仕事より優先させるのなら何の問題もない。それが最善の行動だからだ。

 

これまでのステップが行えていれば割り込み仕事を含めた選択肢の中から選びます。

 

作業の進捗度合いに合わせて選択し直すのは、今日は今やっていることが終わればそれでいいという状況なら発生しないですが、いくつか複数のことを抱えている時に起こります。

 

目の前の作業が調子よく進んでいる時も、進捗がよくない時も、このままこの行動を続けるのか、それとも他の行動を選択し直すのかといったことを選択する必要が出てきます。

 

直感で選択する

 

いくつかある選択肢の中から直感で選択します。

 

何もない状態からの直感ではない、これまでの「把握(収集)する」「見極める」「整理する」「更新する」ステップを踏んできた直感だからこそ有効に働かせることができます。

 

直感で選択できないときはステップを見直す

 

それでも直感で選択できないときは、これまでのステップで見直します。

 

たいていはどこかのステップに原因があることが多いです。

 

健康状態が優れない、取りこぼしがあった→再び把握(収集)する

行動の前に取らないといけない行動がもう一つあった→再び見極める

あるプロジェクトは別のプロジェクトと関連していた→再び整理する

新しい通知が届いて情報が古くなっていた→再び更新する

 

必要なステップを見直した後で再び選択します。

 

最初は頼りない直感を育てる

 

直感で選択してもうまくいかないこともあります。

 

直感は最初からそこにあるのではなくて、経験から作られていきます。

 

それまでの経験になかったことを直感で選択しても最初は間違えることもあるでしょう。そこで、どうして間違えた選択をしてしまったのか。どんな選択だったらよかったのか。次にどうすればそのよかった選択を直感で選べられるのか。

 

そういったことを考えていくことで直感が作り変えらていきます。

 

直感で選択してうまくいかなかった時に、やっぱり直感で選択するのはダメだったのだと切り捨ててしまうのではなく、どうしたらその直感を変えられるのかを考えます。

 

次にとる行動の中から「次にとるべき行動」を選択する

 

一つの望んでいる結果(GTDで言うところのプロジェクト)に対してたった一つの次にとるべき行動しかないという場合は少ないです。いくつか候補があがることが多いです。

 

いくつか切り替えながら試すこともできますが、まずはその候補のうちの一つから選択することになります。

 

いくつかある次の行動の中から次にとるべき行動を選択します。

 

「次にとるべき行動」候補の中から「今とるべき行動」を選択する

 

いくつかの望んでいる結果(GTDで言うところのプロジェクト)から収集してきた次にとるべき行動が複数あります。

 

ここからさらに今やる次にとるべき行動を選択する必要があります。

 

プロジェクトAに対する次にとるべき行動aをするのか、プロジェクトBに対する次にとるべき行動bのどちらをとるのかなどです。

 

ここでは先ほど挙げた「四つの基準で現在の行動を選ぶモデル」が参考になります。

 

プロジェクト毎に次にやるべき行動のトーナメント戦の様にもなります。

 

選択して行動し続ける

 

「選択したけど行動し続けることができない」

 

そんなこともあります。というよりも、しょっちゅうかもしれません。

 

選択するそのときは直感で一瞬かもしれませんが、行動には継続が必要になります。運動と一緒で瞬発力が求められるのと、持続力が求められるのと違いがあります。

 

これもまた把握するからです。自分がどんな状態になると行動し続けることができなくなるのか。見極め、整理し、更新します。

 

ポモドーロ・タイマーがあった方がいいのか、行動を整理できるタスクシュートをした方がいいのかなど見極めます。

 

そして整理し、選択して、それでもダメなら再び把握し、見極め、整理し、更新します。これを繰り返します。

 

"select"ではなく"engage"

 

日本語訳だとGTDの5つ目のステップ「選択する」ですが、原文はselectではなくengageなんですね。(正確には engage with)

 

日本語だけみると選択して終わりなの?となりますが、~とかみ合う、~にぴったりはまる、~に関与する、~と戦争をする(最後のは物騒ですが)などと考えるとしっくりくるところがあります。

 

GTD for Teensだと”engage and do what needs to be done”で直訳で「従事する必要があることを実行する」でもっとわかりやすいのではないでしょうか。

 

(英文のみですがKindle版だとお手頃価格です)

 

まとめ

 

step
1
行動するために選択する

これまでに行ってきたGTDのステップは、すべて行動を「選択する」ためです。

 

step
2
選択肢を評価する

判断基準をシステムに取り入れて選択肢を整理した上で「選択する」ようにします。

 

step
3
直感で選択する

これまでのステップを踏んできた直感だからこそ有効に働かせることができます。

 

これまでのGTDのステップでできた、いくつかある行動の選択肢の中から選びます。

いちど選択した後もこのままこの行動を続けるのか、それとも他の行動を選択し直すのかといったことをまた「選択する」必要もあります。

直感で選択できないときは、これまでのGTDのステップで見直します。

 

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