タスク管理

期限が迫っているタスクを管理する【応急対応のタスク管理】

 

 

こんにちは、ゲンブです。

 

ふだん、期日が迫っているタスクを管理するのに本記事のことを意識しています。

 

 

あれもこれもやろうとしない

 

期限が迫っているタスクがあるときには、あれもこれもやろうとしない、目の前のやるべきことをひとっつずつやります。

 

タスク管理でテンパるのは大抵、あれもこれもやろうとしているからです。

 

あれもこれも〜という言葉は、どハマりしていた浅田次郎の小説にちょこちょこ出ていたフレーズです。

 

今にして思うと自分にとってのタスク管理の原体験に近いものかもしれません。

 

自分もついついあれもこれもやろうとしてテンパることがあります。そういう時は、「あれもこれもやろうとしない、目の前のやるべきことをひとっつずつやる」と言い聞かせます。

 

 

タスクの前提を疑う

 

期限が迫っているタスクの前提を疑います。

 

あれもこれもやろうとしないと言い聞かせて自分を落ち着かせて、タスクに取り組む前に果たしてそれがまだタスクとして成り立っているのかを考えます。

 

依頼元に期限を再確認するなどです。「ああ、そのことはもうやる必要がなくなったから」と言われたらしめたものです。そうでなくても「うん、ちょっと状況が変わってきて別のことをやって欲しい」となってもまた新たな期限が割り振ることができます。

 

もし、そこで期限が変わってなかったら、明らかに期限に間に合わないのであれば期限の延長の交渉を行いましょう。もしあと3日あればできそうと思えるなら、2〜5割ぐらいは割り増しして4〜5日で交渉しておきます。自分が思っている期限が当てにならないから今の事態になっているのです。誤差を修正して伝えておきます。

 

 

邪魔が入りにくい空間を用意する

 

タスクに取り組むために邪魔が入りにくい空間を用意します。

 

繰り返しになりますが、普段の仕事の環境では十分にタスクに取り組むことができなかったから期限が迫ってきている事態になっています。

 

勤めている人であれば空いている会議室の予定を抑えて、ワーキングスペースを確保してしまいます。

 

社内のグループウェアでスケジュールを入れることができるなら作業することをスケジュールに入れておきます。

 

タスクの前提を確認して、いよいよタスクに取り組むことがはっきりしたので、集中できる環境を用意します。

 

 

割り込みは優先して手早く切り上げる

 

それでも割り込んでくるタスクには、優先して取り組み、手早く切り上げるようにします。

 

割り込みを後回しにばかりしているとその後回しにしたタスクにまた応急的な対応をすることになり応急対応が続くことになります。

 

今の対応は期限が迫ったタスクがあるときの応急的なものなので続けてやるのは無理が出てきてしまいます。

 

割り込みに対しては、いっときに集中して深く考えて、ある程度まとまったらサッと手早く切り上げるようにします。

 

やりたいタスクがあるのに割り込みはどうしても発生するので、手離れをよくしておきます。

 

 

とりあえず形にする

 

期限が迫っているタスクに対しての成果物はまずは形にします。

 

どんなに素晴らしい提案やアイデアもとりあえず形になっていないと見せることさえできないです。

 

一般的な書類であればタイトルと日付を入れて、いきなり内容を書き出して文字数を埋めてみる。表や調査ものであればこれまでのデータで流用できそうな数字で埋めてみる。

 

まずは形から入るようにして、残りの時間で内容を詰めていくようにします。

 

あれもこれもやろうとしないで、とりあえず目の前のことを一つずつやっていきましょう。

ある程度の形になったものを期限に間に合わせるようにします。そこから中身の修正にかける時間が与えられたりします。

間違った方向性に進んでいることもあるので、アウトプットがあればその確認にもなります。

 

 

じっくりタスク管理を身につけるには、こちらの記事が参考になると思います。
参考【個人でやる】タスク管理の始め方【6つの方法とおすすめのステップ】

 

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